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然而，如果事情实在有必要由自己动手，那就得想办法加添一点变化， 以使自己不致厌烦，同时又能节省时间。一般来说，如果经常用心研究这些单调的工作，往往只要一点心思，就能节省许多时间。
譬如，做复印、装订文件等单调工作时，不要因袭旧有的观念，仔细想 想可以节省时间的方法。对于旧有的方法，不要深信不疑。
此外，两个人做同样的事情时，如果我专做这个部分，你专做另外的部 分，往往会比两个各自为政来得好，来得快。总之，在开始工作之前，先用点时间，想想如何使工作顺利。往往只要一点点时间，就能大幅度地节省日 后的工作时间。
天下没有免费的时间会计学上有所谓“机会成本”的概念，这和法律上所谓“可能利益”的 概念很接近。譬如，某人车祸身亡，在计算赔偿金时，必须考虑这个人如果活着能够得到的利益，称为“可能利益”。“机会成本”也是同样的道理。 也就是说，假设某人正在读书，没有工作。乍看之下，他没有工作，所以他的时间成本是零，不用钱的。然而，他虽然没有工作，但只要他想工作， 还是可以工作，只不过现在不工作，专心读书而已。所以，计算他的时间成本必须考虑到将来的可能利益。 如果没有“机会成本”的观念，在以时间成本衡量事物价值时，往往会估计错误。 譬如，某律师在同一时间，接到两件委托案件。如果只能两者取一，这时就不能用普通的时间成本来衡量。也就是说，如果接了这件案子，另外一 件就得放弃，成本自然提高了。
当然，酬劳势必也得提高。而酬劳既然提高，律师方面就更不能浪费时 间了。
“机会成本”这个观念，在提高工作效率方面，非常实际、有效。如果 你也能具备这种观念，应该就不会再把时间全浪费在无聊的例行公事，自己的时间也因此得以增加。
尽量利用零头时间一天 24 小时的生活中，常常会有 5 分、10 分的零头时间。也许是通车 途中，也许是到达公司开始工作前的几分钟，也许是饭后，也许是午睡醒来，甚至工作或读书的空档，都会有很多零头时间。也许因为零碎，一般人不会 很在意。不过，希望你记录一下一天的行动，计算一下自己有多少零碎时间。
我想你一定会很惊讶，自己竟然浪费了这么多时间。
如果能够尽量利用这些时间，一些重要的读书、工作时间，就不会被一 些琐事占据。利用时间就像用卡车载货一样，时间短的话，做不需很多时间的事；时间长的话，就做需要很多时间的事。譬如，查资料之类简单的工作， 就该尽量运用零碎时间。常见很多人为了一些琐事，占用了处理重要工作的时间，以致工作效率低下，这是不对的。
为了妥善使用这些零碎时间，平常应该列张表，注明“零碎时间可作之 事”。等到一有空闲，就能参考这张表，找找资料、打打电话，时间一点也 不会浪费。
把“找时间”当作“找宝物”
所谓“时间就是金钱”，浪费时间就是浪费金钱，相反地，有效利用时 间就像是赚钱。
把“找时间”当作“找宝物”，就像玩游戏一样地找。 游戏方法很简单。只是计算从早到晚，日常生活所有的动作、行动及思考的时间。譬如，洗脸的时间、吃饭的时间、穿衣服的时间、走路上学的时 间、老师到教室的时间？？等等。
此外，各科读书时间也得计算。做一张单字卡需要几秒？翻字典查一个 单字需要几秒？考试做题目时间需要多久？？等等。
如果能把这些时间掌握住，就能有效运用以往白白浪费的时间。譬如说， 做一张生字卡要 20 秒，如果有 5 分钟的空闲，就能做 10 张生字卡了。
只要计算一下所有处理业务的时间，就会发现平常以为很简单的工作， 竟然占用了这么多时间。当然也会发现，短时间就可完成的工作，竟拖拖拉拉，浪费了那么多时间。至于找来的时间“宝物”如何使用？则是因人而异。 不过，越是忙碌，这些找来的“宝物”越是有价值。
利用“时间差” 如果想要掌握一分一秒，午休时间也不该浪费。如何使用这一小时的午休时间？往往就是工作效率高低的关键所在。 一般公司的午休时间，多半都是从 12 点到下午 1 点。只要是上班族大概都知道，这段时间无论是哪家店都是挤得水泄不通。只要比别人慢一步，就 得站着等位子。好不容易等到了位子，还得等饭菜上桌。然而，人的惯性真是蛮可怕的，虽然要浪费这么多时间空等，习以为常的人还是比比皆是。
假如我们把吃饭的时间挪后 30 分钟，结果会怎么样呢？如果是 12 点 30 分才去吃饭，前一拨的人大概也都吃完了，店里有一大堆空位。而且，厨房也不像刚才那么忙，饭菜上桌的时间不会耽搁太久。更棒的是，没有人站在 你后面等位子，你可以安心地慢慢吃。吃完饭后，甚至还可以到附近书店逛 逛呢！
光是找出 30 分钟的时间差，就有以上的好处。事实上，有些公司的午休 时间是从 1 点开始的，一般反应也很好。而且，因为 12 点到 1 点的这段时间多半是其他公司的午休时间，电话很少，所以，这段时间的工作效率特别好。
只要早一点出门，就可以掌握更多时间。 利用时间差以提高效率，其方法之多，令人惊叹。譬如，在广告公司任职的一职员，他每天都比别人提早一小时出门上班。他说：“最早我是因为 想找时间看报纸。我家订两份报纸，如果边吃早饭边看报，差不多要花一小时。我想，如果早一点出门，到公司再看报纸也是一样，而且，公司还订了四五份报纸呢！于是，我决定早点出门，不必挤车，有时发生大新闻，我也 可以在售票亭买份报纸后上车看。因为公车很空，我可以轻松自在地慢慢看。
不挤车的滋味真好，如果想要看书也可以？？“
像这样子，你可以把这一小时的空档拿来看报纸，不然，就算拿来工作， 也是不错。只要有过这种经验就知道，在这一小时，办公室里静寂，不会有什么电话，工作效率说有多好，就有多好。而且，就如同前例，光是有位子 坐，就可以做许多事情了。
有个上班族说，如果他知道某一天工作比较忙，他就会勉强自己早饭多 吃一点，然后，工作告一段落后才吃午饭。如果公司没有特别规定吃饭时间，这倒也是个方法。不过，终究还是不赞成为了工作而耽误吃饭。一个月偶尔 有个一两天晚一点吃饭，也许还没什么关系。如果养成了习惯就麻烦了，把身体弄坏，可是得不偿失啊！
虽说利用“时间差”很不错，但个人健康还是很重要的。因为提高工作 效率的最大资本，毕竟还是健康啊！
了解、尊重女职员曾经有某公司的管理干部抱怨：“真是唯小人与女子难养，我们公司那 些大小姐真是难侍候。对她严一点，眼泪就掉了下来；对她好一点，她又得意地忘了自己是谁！真是头痛！”就算女职员真的有这些缺点，如果有人因 此歧视女职员，惹来全公司女职员的排斥，恐怕这个人也别想升官了。因为据说，很多公司的人事科相当注意女职员的意见。这样说也许把话题扯远了， 但无论如何，在一个工作环境中，如果人际关系不好，工作不会顺利，效率自然也不会提高。唯有群策群力，才能使效率达到最高点。
那么，如何才能使女性职员心情愉快而有效率地工作呢？雇主至少要先 了解她们的感受。一般女孩子的工作不会显得举足轻重，但也因此更要尊重 她们的自尊心。
每个人都是有自尊心的，特别是敏感的女职员，往往会因为上司一句无 心的话，而受到严重的伤害。譬如，在众人面前叫她倒茶，在她听起来可能就会是“你呀，就是来倒茶水的啦！”自然就会不高兴。而一旦得罪了女职 员，日后做事就会有很多麻烦。请她复印一下资料，她会说：“对不起，我正在忙。”其实，就算她不忙，她也会找出许多理由拒绝帮你，这一来就大 大地影响了工作效率。所以，了解女职员的感受是非常重要的。
更何况最近在工资方面，男女之间的差距越来越小。如果领的是一份不 错的薪水，做的却是可有可无的工作，不仅她们会觉得不满，对公司而言，也是一种浪费。因此，妥善安排女职员的职务，让她们愉快地工作，是提升 工作效率的必备条件。
把事情的目的交代清楚进行一项任务，最重要的是要知道，每一项工作在整体中占有什么地位？ 具有什么意义？如果不知道这些，则负责该项任务的人势必失去兴趣，甚至在遇到问题时，无法找出对策，妥善处理。因此，在指派下属任务时，一定 要把目的交代清楚。
譬如，要下属买张车票，不能只说“帮我买○号○点○○号车票”，应 该说“我○号○点前要到○○法院，请帮我买张○○号车票。”因为，如果照前者的说法，一旦○○号车票卖完了，下属就不知道该买什么了。如果是 后者， ○○卖完了，还有其他车子可以搭，只要准时到达目的地就行了。所以，在上位的人下达命令，应该尽量具体，别让部属摸不着头绪。不过话说 回来，有时太直接的命令，反而令人没有应变的能力。因此，关于这个也是视状况而定，不能一概而论。
将部下的错误建立档案想要使部下的表现达到满意，必须先增强部下的能力。在上位的人与其 花时间责备部属，倒不如把时间拿来教导他，提高他的工作效率。人非圣贤，孰能无过？重要的不是无过，而是不二过。某一事务所里，建有许多资料档 案。这些资料档案都是以往工作经验累积下来的无价之宝。有了这些档案，就算是前来打工的短期工读生，也能立即进入状态，发挥所有能力，提高工 作效率。因此，在事务所里，新进人员的第一件差事就是阅读档案。
不过，如果以为这些档案完美无缺，就大错特错了。这些档案必须时时 更新，才能跟上潮流。在上位的人面对部下的错误，不应该生气，反而应该高兴发现档案的漏洞，经过增补之后，档案可以更完美。此外，工作经验如 果随着离职员工带离公司，对公司而言是一种损失。这些经验却是宝贵的财产，换句话说，记载这些经验的资料档案，就是公司的财产目录了。
缩短查询时间我们把诸如搜集、整理资料所花的时间，称为“准备动作时间”——access time. access time原为电脑用语，指接近目标物所需时间。这种解释似乎 较为空洞，举个例子，譬如，听唱片的时候，从拿唱片、放唱片，到听到你想听的歌曲为止的这段时间，就称为“准备动作时间”。对于靠脑力吃饭的 人而言，缩短准备动作的时间是提高工作效率的关键。因为节省下来的时间越多，就越有时间思考更细密更正确的办法。
一般人认为，靠脑力的工作好像纯粹只是动动脑筋而已，不太需要动手。 然而仔细想想，从事脑力工作的人多少还是会被一些琐事占用时间的。譬如读英文的时候，翻字典查单字所用的时间，就是前述的准备动作时间。把时 间用来翻译、作文，当然比把时间用来查字典好。所以，把字典放在伸手可及的地方，或是用一本语汇丰富、查阅方便的字典，可以减少一些不必要的 时间浪费。
运用“颜色识别法” 活页式档案夹是一种非常方便的文具用品，而且加上一套“颜色识别法”，更加发挥其功效。一般的档案夹，都应依照颜色来分类。只要熟悉这 套方法，大老远地就能看到自己想要的资料，不必东找西找浪费时间。
这套方法可以运用在很多方面。磁碟片也可贴上各种不同颜色的标签， 加以区别。如此一来，虽有一百多张磁碟片，但每次找要用的磁碟片，不会花太多时间。此外，读书时所划的线，也可以用颜色来区分重要性。
在空白部分标上重要程度的记号没有一本书需要从头到尾精读。如果能够通盘了解书中的精华部分，剩 下的就算丢到垃圾桶也没关系。书最好以条列重点的方式写成，可以节省读 书的时间。
在收集资料的时候，如果是报刊杂志上的信息，可以直接剪下来存档。 但如果是一般的书籍，剪贴实在不太好。这时，不妨按照书本内容的重要程度，在该页空白的部分标上●、○、△、之类的记号。下次阅读的时候， 就可以省下很多时间。记号最好标在左右两边的页端，即使快速翻阅也不会 遗漏。
同时阅读几本书时，用书签的颜色划分重点读书如果能够按照次序，读完一本才换另一本，当然是最好不过。然而， 在繁忙的现代社会中，能够有 5 分、10 分的零星时间，就算不错了。这时如果想要读书，因为时间不多，必须很快进入状态。如果还得花时间找书，那 么自己所有的一点时间，只能找书，不能读书了。为了活用这些零星的时间读更多的书，就要养成同时读好几本书的习惯。
因为经常同时阅读好几本书，书签便成为必要的文具用品。譬如使用的 书签有三种颜色，茶色表示需要经常参考的部分。黑色代表重要的部分，红色则代表读到一半。这方法在节省时间方面非常有效，而且，因为可以立刻 进入状态，所以，即使只有一分钟，也能有效运用。
此外，目录也是一本书的重点。很多人都忽略目录的重要性。其实，目 录正是书中内容的浓缩，有些书甚至只要看过目录就行了。所以，如果买回来一本书，最好先把目录的部分复印下来，贴在封面。如此一来，不用打开 书，就能知道内容。如果目录页数太多，可以把不必要的部分去掉，或是缩 小复印。
通过这些方法，把别人写的书化为自己的东西同时节省了许多时间。 如果把这些事情都列张表，等到哪一天出去散步的时候，就可以一次办定。
开会前的准备工作尽管大家都知道，会开得越多的公司越容易倒闭，但仍然有许多公司开 会时间冗长得令人受不了。这个不行，那个不行，甚至有些尽是与问题无关的废话，讨论了半天没有一点结果。由于与会人员在会议的那一段时间内， 不能做其他事情，所以如果衡量时间成本的话，开这种会实在很浪费。老是开这种无意义的会议，等于无止尽地浪费时间成本，最后必定会掏空公司的 金库。
通常这种没有效率的会议，多半是因为没有确定散会时间所致。同时， 没有例外的，一定会有人迟到，中途才进来开会。由于不确定什么时候结束，会议自然就拖拖拉拉地开下去。而且，会议就算有个题目，也没定出讨论方 案，以致重点不明确，抓不到问题核心，自然讨论不出有效的解决办法。
开会前的准备工作是十分重要的。譬如，开会前先列出问题及两三种解 决方案，作份简单的报告，分发给与会人员。如果所有的人在会议前都很快地看过报告，则会议必然能够很有效率地进行。 也就是说，提案者先列出问题所在，并针对问题拟定几项方案，然后征询众人的意见，以此为基础，进行会议讨论。 如果采用这个方法，会议大概只要 1 个小时就能结束。节省下来的两三个小时，还可以用来处理其它重要的事情。当然，会议的主角免不了要用两 三个小时作报告，但所耽误的，毕竟只是一个人的时间，不会影响其他人，就公司整体而言，时间成本可以大幅度地节约下来。这个方法用最简单的话 解释，就是会议一开始，所有的人对问题核心都有相当的了解。当然，要达到这种效果的前提是，提案者确实掌握住问题核心，并做出具体的方案才有 可能。
站着开会，节省时间如某项企划案经费不足，有必要增加预算。于是，负责的人把上司找来 走廊讨论：“由于某些因素，预算恐怕要再增加。”
上司也很明快地回答：“OK，就照你的意思。”或者“没办法增加啦！ 只能看看在当初预算范围内有没有什么方法啦！”是与不是，很快就有结论，处理事情干净利落，实在令人佩服。
其实，会议不见得一定要坐下来讨论。和上司在走廊三言两语就把问题 解决，不也是一种会议的方式吗？何不采用这种方式试试？更何况站着讨论，由于潜意识里想赶快把话说完，精神集中，自然可以很快得到结论。 这种方式在重视群体意见的企业界，可能不太容易被采用，近年来逐渐有被接受的趋势。站着开会能使头脑更灵活，在提高效率的前提下，是值得一试的。
电话应对的好方法每天电话相当多。往好处想，这代表生意兴隆，并不是件坏事。但相对 的，有很多人会因此没办法打进来，那就很麻烦了。虽然，只要秘书一句“对不起，老板正在讲电话”就可以打发了，但万一对方有急事，那就伤脑筋了。 而且，如果对方是重要客户，还得赶快挂掉手边电话，拨过去问个明白。如果对方是在公司打的，那倒还无所谓，拨过去就知道是怎么事。万一是在公 共电话亭打的，一错过就头大了。“究竟是什么回事呢？会不会是急事呢？”
整天为了一通电话搞得心神不宁，无法专心工作，有时甚至为了一通电话， 延误了一天的工作进度。如何处理这类事情呢？不妨先作一些暗号，并且交 代秘书。
譬如，如果在秘书传来的纸条上写“W”（Wait 的简写），表示“请他 等一下，我马上好”。如果是“T（Telephone 的简写）7”，表示 7分钟后 我回他电话“。至于”A（Again）五“，则表示”请他 5 分钟后再打来“。
此外，一些推销员打来的电话，直接由秘书处理掉即可，不必由自己接听。 有时候和比较健谈的客户通电话，在谈完正事之后往往还会聊些家常，如果采用这个方法，就不必担心电话讲太久，而错过其他电话了。也许有人 认为只要通话简短，没有特殊的方法也不会有困扰。但和客户聊聊家常是必须的，如果采用这种方法，不但可以和客户好好聊一聊，也不必担心耽误了其他的事情。
把对方来的电话说得详细一点人们最不喜欢打电话的时候，只听到对方一声“喂！”而不报上自己公 司的名称。照理说，接到电话应该说：“○○公司”，或是“○○公司业务部”，让对方确定没有打错电话，如果打错了可以趁早发现，避免浪费时间。 同样的道理，总机或是负责传达的人，如果只说“○○先生来电”，也是不对。应该说“○○公司的○○先生来电”。
像这些电话应对，应该在职员刚进公司时就要训练。譬如把各种现象电 话应对方法编印成册，让新进员工一开始就知道如何应付，等到出了问题才 教他就太晚了。
这本手册里面有各种电话应对的方法，以最令人头痛的推销员电话为 例。一般推销电话无端地占用别人的时间，就某些程度而言，可以算是一种犯罪。不过，一般推销员不会一开始就露出马脚，通常他会说“恭喜您从 10 万人中脱颖而出？？”然后渐渐扯到他所要推销的东西。这时你可以单刀直入地说：“总而言之，就是推销嘛！”不管多么厉害的推销员听到这句话， 也只能回答：“啊！是的。”然后你就赶快加上一句：“不用了，谢谢！”
马上挂断电话，不必为这个浪费时间。
此外，手册里面，对于对方打错电话时的处理，也有详细的说明。许多 人在知道对方打错电话之后，都会不高兴地说：“你打错了”，就挂断电话。
然而，这样应对的话，对方很有可能再打过来。所以，接到别人打错的电话， 一定要问清楚：“请问你打几号？”如果对方号码不对，应该告诉他：“我们这里是○号”，万一号码相同，就应该说：“您打的电话没错，不过，我 们这里是○○公司啊！”如此一来，就可以避免重蹈覆辙再打过来。其实这些都只是一些小技巧，然而稍微留心，就能减少时间的浪费。
做一份“行动记录表” 订定行动记录表比做预定表，更能妥善管理时间。 有很多人常说：“唉！自己想做的事情很多，却因为时间关系，没有办法实行！”然而，只要仔细分析一下他所谓的“时间关系”，就知道其实不 是真的没有时间，而是从一开始就认定没有时间，根本没有用心把握。所以，与其订定不知道能否实行的预定表，倒不如做一份行动记录表来得实际一 点。因为根据这份记录表，你可以清楚地知道，自己使用时间的方法到底出 了什么问题。
行动记录表没有必要持续记个一两年。只要好好记一个礼拜，自己的行 动规律自然一清二楚。只要知道这些，以后该怎么做就简单多了。最重要的是，借由客观的数值，改变原以为没有时间的想法。
对于经常以为没有时间的人而言，唯一解决的方法似乎只是缩短睡眠时 间。他们总以为，这件事花多少时间，那件事花多少时间，最后没办法的话，再把睡眠时间缩短就可以了。然而，借由熬夜来缩短时间，精神必然恍惚， 从长远的眼光来看，也不是什么解决的办法。所以，如果非缩短睡眠时间不可，与其熬夜倒不如早起。