在一般家庭,都是用收支簿记录金钱开销。其目的应该不只是单纯的记 帐,而是了解收支情形,更加合理地使用金钱。至于行动记录表,不是金钱的收支簿,而是时间的收支簿。使用时间和使用金钱的道理都是一样,因为 一样,了解的方式自然也是一样。

这个行动记录如果能以“分”为单位,每分每分地记录,当然是最好。 不过,这样记录可是很吃力的。可以“6 分钟”为单位。为什么以“6 分钟”

为计算单位呢?主要是 6 分钟刚好是 1 小时的十分之一,计算起来比较方便。 如果以 6 分钟为一个刻度,在方格纸上做份记录表,因为一个刻度有 5、6厘米长,必要的话还可以更加细分。对于那些常抱怨时间不够的人,希望千 万能抽时间作份行动记录表。只要下点工夫,想要多少时间都有可能。

三、提高效率,永恒而常新的课题

当今企业不论规模大小,欲在这风险丛生、变幻莫测的经济环境中掌握 经营契机,效率的提高就成为一个永恒而常新的课题。此课题之大涉及企业的战略与方针,之小则牵连员工一举手,一投足。所谓涓涓细流,可以成瀑, 如每一员工心念中常怀“效率”二字,则企业必永立于不败而至巍然。

值得借鉴的“一句话”

写完这份公文就休息一下,办完这件事就去洗个温泉等等,在每个阶段 给自己准备一份达成奖励,是提起干劲的秘诀。

女友应该是工作、读书时的鼓励,而不是妨碍。 想要避免时间浪费,可以计算一下自己的时间成本。

利用等车时间办事情时,使用有开铃装置的手表,就可以不必担心时间,而能专心做事。 想要使会议进行不至于拖拖拉拉,必须事先决定散会时间。 订定开会时间时,如果像“一点五分”之类的加个零头,可以使散漫的人也知道守时。 列张表注明“零碎时间可作之事”,一有空闲,就不至于浪费。 使用马表记录自己行动所需时间,就能发现平常不曾注意而浪费的时间。 与其花一大堆心思作一份工作预定表,倒不如简单地作份工作记录表,较能掌握工作的进度。 可以提醒自己注意目标的标语,如果一成不变,效果就会越来越差。 将该作的事情列一张表,完成的话就用红笔划掉,如此一来,除了能掌握进度,还能刺激工作欲望。 遇到问题,不要只在脑中空想,试着把问题写在纸上,往往可以意外发现一些解决的办法。 将常用的文字、数字刻成橡胶章,节省手写所浪费的时间。 将报章杂志的资料,剪下来复印。

复印的资料如果不管原来的纸张大小,一律统一规格,则保管方便,查阅也容易。 不要把复印的资料贴在剪贴簿上,应该用可以抽换的活页式档案夹保管。 复印机最好附有放大缩小及自动送纸的功能。

在工作前,先决定工作优先顺序,就不会把时间浪费在无聊的事情上。 决定工作的优先顺序时,不要只着眼于眼前的 100 块钱,应该针对 1 年后的 100 万元来考虑。 工作繁重时,不要每件事情都想做,先集中精神处理大约占有两成的重要部分再说。 弄清楚自己的作息习惯,如果可以在脑筋最清楚的时候,处理最重要的事情,不但做得快,又做得好。 工作想要有效率,就不要搞乱自己的作息习惯。 把握工作的“惯性定律”,也就是一旦习惯,再麻烦的工作也不觉得苦。

如果工作前热身运动和工作没有直接关系,则往往会得到相反的效果。

让自己喜欢的音乐叫你起床,可以很快进入状况。 遇有重大问题,如果“大事化小”,分别考虑,解决就容易多了。

将目标分为近期、中期、远期,是达成目标的要诀。 遇有复杂的事情,先整理成“系统树”,自然就会知道该从何处着手。

同时进行好几件单调工作,无论哪一件的工作效率都会提高。 不要一拿起书就想精读,先浏览一遍,找出值得一读的地方。 如果知道一本 300 页的书,大概只有10 页对自己有用的道理,读 书效率就会提高。 如果把书放在好几个地方,并且在同一段时间内读好几本书,则读书气氛可以时时更新,提高效率。 如果在床上看书,最好要有读书专用灯。

如果把上厕所时间也当作读书时间,必须注意照明是否足够?同时也得 准备文具。

比别人早到 1 小时,可以多做 2 小时的事。 把午餐时间挪后一小时,就可以加倍利用午休时间。 读书别忘了准备划线,记重点的文具。

多准备一些文具之类的消耗品,可以减少买东西所耽误的时间。时时带着随身听,在做一些单纯的工作时,就可以用“耳朵”吸收知识。 就整体效率而言,牺牲睡眠工作会产生负面效果。 太饱或太饿都做不了事。

无论工作多么忙碌,千万别搞乱饮食习惯。 需要动脑筋的时候,最好别沾一滴酒。 为提高工作效率,应该要“积极的休息”。

坐久了,起来运动一下;写累了,听听音乐休息一下。是为了走更长的 路。

休息不要超过 3 分钟。 不要硬性规定休息时间,以免影响工作进行。 别把工作带回家,让自己有个可以放松心情的地方。

10 分钟解决不了的问题,不妨先记下来,搁在一边,以便处理其他事情。 思考陷入僵局时,不妨先休息一下,然后换一个角度想想,问题往往会因此迎刃而解。 勉强提出来的凑数的方案,往往不能真正解决问题。

速读的窍门是,通过目录和前言,掌握整篇文章的大意。训练速读的方 法是,先找本自己的兴趣的书,学会如何略过不重要的部分。

只要可以提高效率,别怕花钱。 将档案夹以颜色分类,可以缩短查阅的时间。 活页式记事本是工作繁忙人士的好帮手。

使用活页纸应采用“一张一项”的原则,只写单面。 读书划重点,如果用颜色标示重点程度,日后再读就会轻松许多。 常用的书籍,最好把目录缩印贴在封面。

书一买回来就把书套丢掉。 把目录前或索引后面的空白页做上记号,以便查阅。 百科字典上架时,应该把书背朝下放,以便抽出后立即翻阅。

同时阅读好几本书时,可用书签标示阅读情形。

书桌上的摆置以实用为原则。 常用的文具、资料,最好放在书桌左侧的抽屉。 加强电话应对术,可以不错过任何一通电话。 利用午餐时间扩展情报网。

利用耳机可以将噪音化为雅音。 交代部下做事,必须把目的交代清楚。

按照既定目标决定工作顺序在我们准备进行一件工作的时候,往往会碰到一些需要解决的杂务。即 使下定决心开始工作,还是免不了要复印,或是接一下电话。谁都有过这样的经验,在开始工作之前,时间已被一些杂务给占据了。在上班族的社会中, 职位高的人当然可以把这些杂务交给部下去做,而职位中等的人可以派的部下就不多了,至于新进职员或是一人老板,这种复印之类的杂事,就非自己 动手不可了。

然而,如果把时间花在这些杂务上面,重要的工作就没办法做了。常看 人忙进忙出,忙得不得了,但究竟是为杂务忙?还是为工作忙?这差别很大的。即使看起来时间都是一样过,但一分一秒的价值是完全不同的。

譬如,买考试要用的参考书。买书,就是前面所讲的杂务,和考试本身 没有什么关系。也许有很多考生认为买参考书,也是准备考试所必须的。

假定买参考书来回需要 2 小时。如果我们托要上街的家人顺便买,而把 这 2 小时用来读书,是不是比较有价值?买书的 2 小时和读书的 2 小时,其内容完全不同,这是大家都知道的。

时间如果被杂务所占用,则原先可以完成的工作势必会受到影响。而且, 值得注意的是,这些杂务往往不是什么大不了的事。

同时,在进行一项工作之前,就要先分清楚事情轻重缓急,决定工作的 优先顺序。如果没有决定工作的优先顺序,则在工作时常常会被其它事情所 耽误。

在决定工作优先顺序时,先把一些该作的事情逐条列在表上。然后调整 先后次序,最后按照这顺序工作。这个程序说起来蛮简单的,但只要能够依照这个程序进行,工作效率必定会有显著的不同。

唯一的问题是,根据什么标准,决定优先顺序?一般工作优先顺序的标 准是根据工作的重要程度。依照现在目标,认为最重要的事情,列为最优先。

如果说什么是决定工作重要程度的标准?自然是自己的终极目标,一生 的目标。如果平时就很清楚自己追求的目标,则判断工作的重要程度,自然就容易了。 清楚地订定优先顺序,是进行工作时不可欠缺的。如果决定好工作优先顺序,日后办事就方便多了。因为只要不变动顺序,按步就班地做就可以了。 这也是决定优先顺序最大的好处。

80∶20不晓得您有没有听过“巴列德定律”?巴列德是发现这条定律的意大利 人类学家。这条定律又称作“犹太定律”,或“八十比二十定律”。其内容是“一个团体比较重要的项目,大多由团体中的少数所构成”。譬如,占全 部人口 20%以下的人,所犯的罪,约占全部犯罪案件的 80%.占全公司人数20%以下的业务员所达成的业绩,约占全公司业绩的 80%.或是,占开会人数20%以下的人员所提的建议,约占全部发言的 80%. 也就是说,重要的东西大都集中在较小的部分。其比例为八十比二十,如果在工作的时候,能够集中精神在这重要的 20%,等于达成了 80%.也就是 说,工作量不见得一定要做到 80%,只要能掌握住重要的 20%,就一切OK 了。 无论工作或是读书,想要把该做的全部做完,总是不太可能的,一个人做事 免不了会受到时间、空间的限制。因此,如果不先把重要的部分掌握住,到最后可能就没时间,也没机会了。如果抱着凡事尽力的完全主义,到头来往 往是事事落空。

如果能把握这条八十比二十定律,就不用担心事情太多了。事先尽量分 出事情的轻重缓急,然后全力达成重要的部分就可以了。没有必要一个也不放过,即使留下一些事情没做,会有一点小麻烦,但总不会是要命的问题吧! 做事应该着眼于大处。所以,这条定律不只适用于学生、上班族,对于所有的人都是很有用的。

虽然生意兴隆是件好事,但如果电话太多,光是接电话就受不了,因为 接电话的时候,什么事也不能做,时间就白白浪费了。不过,幸好这种电话问题,也能用巴列德定律解决。

假设一天接到 100 通电话。然而,这 100 通电话不可能是 100 个人分别 打的,根据巴列德定律,有 20%的人打了好几次,约占全部电话的80%.所以, 只要处理这较常打来的 20%的电话就可以了。而事实的确如此,所以我的电 话问题也解决了。

定好目标后切实去做想要决定工作的优先顺序,最重要的是目标要明确。目标如果不明确, 就没有判断工作轻重缓急的标准了。譬如,如果以通过司法官考试为当前的目标,则一切工作顺序都可以以此目标为判断基准。然而,如果一下子想考 取司法官,一下子又想当个成功的上班族,目标不明确,根本无法判断事情 的轻重缓急。

决定了这个目标,就得做这件事情。决定了那个目标,就得做那件事情。 如果目标摇摆不定,就不知道该先做哪件事情了。

因此,分析自己现在想做什么?是很重要的。决定了当前的目标,就全 力冲刺。目标如果能够常保明确,无论工作或是读书的效率,都能提升。

目标“三步曲”

1.目标分为远期、中期、近期据说现代马拉松比赛,每隔 5 公里就有一个标识牌。也就是说,一开始 以 5 公里外的标识牌为目标,按照自己的配速跑,到了之后,再以下一个 5公里外的标识牌为目标??像这样子的,将 42.195 公里的长距离区分为许多 个小段,而不是一口气跑完全程。

这个方法也可以用到工作或是读书方面。人既然活在世上,就应该有活 下去,值得努力的目标。然而,如果目标过于远大,令人觉得不太可能实现,无论是谁都不会有努力的欲望。即使好不容易勉强自己去做,我想终究还是 会半途而废,因为一直无法感受到成功的滋味。

目标如果设定在可见的距离,就会使人怀抱希望,持续努力。名著《夜与雾》的作者法兰克,曾以精神分析医生的眼光,冷静观察囚禁在纳粹犹太 人集中营同胞的心理。其中,有件很有意思的事。

有个犹太人一心想要从集中营活着出来。但是,这种希望怎么想都不太 可能实现。于是,他把目标设定在“几月几日联军将会来拯救我们,在此之前,我一定要忍耐”,而延续生存的希望。结果,在他预定的联军将会到来 的日子之间,无论环境多么恶劣,令人惊讶地,他都能坚强地活下去。然而,一过他预定联军会来的日期,他就急速地衰弱而死亡了。

也许我们所遭遇的没有这么极端,但同样的道理在我们日常生活中都能 发现。无论工作或是读书,只要我们觉得目标可能实现,自然就会充满干劲和希望。相反地,如果不知道工作什么时候才能完成,就提不起继续努力的 念头。

想要实现自己的目标,先把目标订为每天可以完成的目标。像马拉松的 标识牌一样,区分目标,订立计划。亦即,将目标分为大目标、中目标、小目标。或是称作终生目标、中期目标、近期目标。

譬如,一生的大目标是成为政治家,为人民服务。然而,这目标虽然远 大,却不是一朝一夕可以实现,必须先铺路作准备。因此,要设定中期目标。

譬如,通过高考,或是就读名牌大学等等。为了达成中期目标,每天所应作 的努力,就是近期目标。

2.近期目标应设定在比自己实力高一点点的水平 设定目标最重要的是近期目标。以眼前的事情为例,就是每天读书几小时?多久读完一科,如果把近期目标设定在不需要什么努力就能达成的目标,则成绩必定无法进步。

譬如,如果每天读书 2 小时,那么应该把标准定在二个半小时。把目标 设定在比自己实力高一点点的水平上,是很重要的。因为,目标就像是强劲的引力,可以将努力的人提高到高一点的层次。如果把目标定在低层次上, 则原先可以向上的也无法提高层次。

不过,虽说如此,目标如果高到不可能实现也是不行。每天读书 2 小时 的人,如果一下子要增为 10 小时,实际上是不太可能。人是现实的动物,如果努力的成果浮现在眼前,人类就会更加努力;如果一直没有成果,努力根 本无法持续。

3.如果心中怀有大志,再单调的工作也不觉得无聊 不过,目标如果太过于细分、简单,也是不行的。因为,有时会令人觉得无聊。 譬如,有时会怀疑,每天翻阅刑法,究竟是为了什么?

人类无法持续无意义的努力。据说以前有一种刑罚,就是命令囚犯挖洞, 然后埋起来。再在同一个地方挖洞,然后再埋起来。如此反复不停,就算意志再坚定的人也会受不了。

如果没有任何目的地重复着无聊的事情,则无论是谁,都无法持续努力 下去。工作也好、读书也好,自己应该知道目前所做的事情在自己的人生目标占有什么位置?具有什么意义?如果清楚每一件事情的意义,就算再无聊 的工作,一样是干劲十足,效率百倍。譬如,很普通的砌砖工作,从表面看起来,似乎又辛苦又无聊。然而,如果知道这项工作是为了建造一间不朽的 大教堂,不但干劲十足,同时充满了喜悦,工作效率也因此提高。

目标固然应该细分,但有时太过琐碎,反而会忽略了大目标。如此一来,自己会觉得为目标努力很不值得,忍耐更失去意义。所以,自己应该时时提 醒自己,自己的远大目标、一生目标是什么?

活页式笔记本与笔记法有一个广告词,“??虽然只是薄薄的一片??”的确,轻、薄、短、 小似乎是目前的流行。不过,如果是记事本,太过袖珍可不合需要。

使用大型活页式笔记本,一天记一页,记录当天没做完,或是明天一定 要完成的事情。至于什么时候写?倒也不一定。有时候在回家的车上,有时是就寝前。如果隔天上班途中又想到一些遗漏事项,还会顺便加注进去。像 这样把该做的事情一一列举出来,每天往往要写上满满的一页。至于纸张用完的时候,因为是活页式,补给容易。

如此一来,每天只要照着记事本做事就可以了。至于工作先后,倒不必 拘泥记事本上的顺序。一件事完成之后,就用红笔划掉。还没完成的,也注 明进行到什么程度。

一般人写企划案的时候,大概都是先搜集资料,在脑子里经过一番整理 之后才动笔。然而,这种方式是不是太花时间了?构思时间是不是太长了一点?更何况,人脑非电脑,不一定能够把所有资料都归纳整理得很完善,如 此一来,往往写到一半写不下去,又得重新构思,浪费了很多时间。

如果采用一套活页式笔记法。首先,把资料的重点及个人的想法,记在 单面活页纸上,然后归档。这时,不必考虑顺序的问题。等到搜集得差不多了,再逐页研究,标上对照式编号,更换调动。如此一来,渐渐就会有一个 雏形,再加以修饰,一份企划案就大功告成了。

此外,如果设计一本“新方案”的档案夹,收集平常自己的一些灵感, 其他公司的情报,或是一些五花八门的马路消息等等,将来提企划案可能会更方便。或者,有空时候翻一翻,往往也会得到一些很好的构想。

收集情报其实并不难,也不必什么专门学问。应该平常就扩大自己的接 触面,留意周围事物,如此一来,就会有很好的结果。剩下的,只是敏感度的问题了。一些与目前工作没有直接关系的事物,只要觉得可能用得上,则 不论笔记或是复印,都应该把它纳入自己的档案。由“点”累积成“线”最后一个构想便能立体成形了。

曾听一位记者说过,有时在闲聊当中,会不经意听到一些消息,这种情 形多半发生在喝醉的时候,所谓酒后吐真言。问题是,如果不立刻记下来,隔天酒醒了,事情也忘却了。所以,往往借着上厕所,偷偷地把消息记录下 来。

选定合适的作息时间有些人习惯早睡早起,有些人适合晚上工作。有人认为,晚睡晚起最大 的好处是因为这样可以把上下班时间和尖峰时间错开,较不浪费时间。上下班时间如果不能把握,实在太可惜了。假设来回需要两小时,如果是一个一 星期上五天班的上班族,一年就要花 400 多个小时在交通车上面。如果能把 这400 多个小时运用在读书或是工作方面,效果将会是很惊人的。

早睡早起或是晚睡晚起,都是个人的习惯问题。如果撇开个人因素不谈, 则早起的鸟儿好?还是夜猫子好?很难断言。人都有最适合他的作息时间,重要的是找出自己最习惯的作息时间,拟定工作计划表,如此一来,工作效率才能提高。如果能够大清早上班,再加上自己习惯早起,则 6 点上班也是 不错。

事实上,有些人他每天早上 6 点到公司上班。而且他有点看不起同事加 班到深夜 1、2 点,每天下午 4 点多,他就下班了。因为只有在 4 点以前这段时间,才是他头脑最清楚、效率最高的时候。

把握脑筋最清楚的时候有人说,人脑筋最清楚的时间是早上 10 点到下午 3 点。如果工作时间能 够安排,最重要的工作应该留在这段时间处理。不过,有人怀疑,是不是所有的人都适用这个理论?也许有的人精神最好的时间是中午 12 点到晚上 6 点,也许有的是晚上 6 点到深夜 2 点也说不定。所谓“10 点到 3点”的说法, 可能是从学生、上班族的作息时间推演而来的吧!

的确,在一天之中,人有头脑最灵活的时段,也有不太灵活的时候。但 并不是所有人都固定几点到几点。重要的是,找出自己头脑最清楚的时候。

把握了这个,再订定生活作息表,才是正确的。

譬如,在头脑不太清晰的时段,可以打打电话,作点简单的工作,或是 看报纸打发过去。如果是精神最好的时段,就要全力处理重要的事情。同时,绝不让人打扰。谁都差不多,每天早上睁开双眼,即使迷迷糊糊的,过个几 十分钟,头脑就很清楚了。在头脑清楚之前,可以洗洗脸、看看报纸,等到头脑清醒了,就要好好珍惜自己效率最好的时间了。

不要打乱生活习惯常听人说,碰到大考的时候,如果想早一点起床,前一天早上就要早点 起来。因为前一天早点起床,到了晚上自然很早就会想睡觉,如此一来,自然可以早点起床参加大考,同时睡眠也不会不足。不过,虽说如此,还是觉 得这个方法不太好。

因为这样会搞乱一个人的作息习惯。当然,在作这种批评之前,也得考 虑考试是不是很重要?如果是很重要的考试,最好还是避免采用这个方法。

采用这个方法虽然可以早起,但由于作息习惯突然改变,结果可能会使脑筋 不太清楚。如果在考试前一个星期,就开始逐渐改变生活步调,逐渐早起,则由于变化不大,脑筋能够保持平常水准。

物理学上有所谓的“惯性定律”。一静止物体如果不加以外力,则永远 保持静止;作直线运动之物体如果不加以外力,则永远保持直线运动。