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想要提高工作效率必须下一番功夫。
为学外语，交个外国女友一般来说，读书可以分作两种情形。一种是为了自己兴趣买书、读书； 另一种则是工作需要，不得不读。通常如果是自己想读的书，不必太过要求，也能集中精神，一下子就把书读完。然而，如果是为了某种目的，非读不可 时，总是提不起劲，速度也是非常慢。这种现象其实不限于读书，无论工作或是读书，有很多事情都是这样的。 一般来说，与其设定“工作有需要”、或是“一定要提高自己知识水准”
之类堂皇的目的、动机，倒不如先设定合乎自己欲望，也就是较切身的动机， 才能够提起精神，提高效益。
譬如，我想学西班牙语，我的动机是到西班牙和美丽的西班牙姑娘聊天。 那么，到了马德里之后，我该如何向西班牙姑娘问路呢？怀抱这样的目的意识，在读西班牙文教材时，我就会留意问路的说法，学习于是变得十分有趣。 语言能力本身是一种手段。所以，我们不该只是偏重如何精通这项手段，而是应该留意这项手段所能达成的目的。而且，如果最终的目标本身很有意思， 则该项手段的训陈，亦即语言能力的训练，自然不会枯燥。如果能够考虑这些事情的连贯性，将工作游戏化，工作自然会变得有趣。
如果抱有工作游戏化的观念，则在读书的时候，自然知道没有必要完全 按照作者的安排来读书。不必从第一页念到最后一页，只要是自己喜欢的，可以先读，自己不喜欢的，尽管略过不读。依照自己切身的目的读书，自然 会快乐无比，效率高。
学会玩“游戏”
无论工作或是读书，都不是件好玩的事。然而，如果非做不可，那么还 是加点趣味，效果较好。基于这个观念，譬如将英文单字、历史年号等等，一些应该背诵的东西，设计成游戏的方式背诵，效率大为提高。再如，在上 学放学途中，两三位喜欢英文的同学，玩“英文接龙”的游戏。如果第一个 人说love，第二个人得说 exciting，第三个得说 glamour，自己所说的单字必须以前面所说单字的最后一个字为开头。而且，还可以另外加一些规则， 譬如，所说的单字要在五个字母以上，限定名词及动词，不准有 ing 形式， 不可以e 为结尾等等，游戏越复杂越好玩。像这样子的读书游戏化，不只是 英文，其他像历史、地理等一些须要背诵的科目，都可以运用。
而且，可以用隔天的扫地值日，或是到爱去的饭店吃碗面，作为获胜的 奖励，使比赛更吸引人。此外，远足郊游时，也可以举行类似的猜谜大会。
在吃完野餐、休息的时候，准备一些水果或是糖果，再准备一些年代或是人 名的谜语，然后就可以开始玩这种有趣又有意义的游戏了。
为什么读书苦，游戏乐呢？主要是因为游戏、比赛等等，努力的成果一 下子就能显现出来，而读书或是工作的成果，则往往不是一下子就能享受得到的。针对这一点，采用猜谜、接龙等等游戏的方式，可以使原本单调无味 的死背变得有趣，同时效率也会提高。
用红色把成果视觉化在心理学方面有个实验：人类对于眼前从事的工作，如果不知道什么时 候才能完成，常会逐渐失去工作欲望。相反地，如果清楚地知道工作进度，知道什么时候可以把工作完成，效率自然会提高。因此，这条法则可以应用 为提高工作效率的方法。
不过，客观地确认工作完成程度，并不是件简单的事。譬如游泳之类的 运动，达成程度很容易知道。昨天游 50 公尺，今天可以游 80 公尺，这种进步可以透过数字客观地确认。然而，如果从事的事情不是这样单纯，则工作 内容越复杂，越难用数字衡量。有时一个研究花了几十个小时，还看不到成果，也是有可能的。由于读书、工作的达成程度，不只包含“量”的方面， 也牵涉到“质”的问题，所以很难单纯地估计。前苏联曾经以使用纸张的吨数，计算书籍发行数量，然后表示“苏联人民今年读了这么多书，纸张数量 可以证明”。我觉得这个声明毫无意义的理由是，他们完全忽视了发行刊物 的内容。
不过虽说如此，在计算工作完成进度方面，想要考察质的问题，并不是 一件容易的事。如果考虑这些，工作完成进度根本无法用数字图表表示，所以，不妨放弃这方面的考虑，只用容易显现的方式，计算工作达成程度。
譬如，考会计师的时候，根据达成程度作一份“红色进度表”，把成果 视觉化。这份红色进度表用 B4 纸，在上面划方格，横隔为 8 个等份。然后，在每个等份的左边，一一列出这次考试的 7 个科目，最后一格为合计。再在 每个科目右边的方格，列出重要章节，详细记录其中内容。最后，再根据完成程度，用红色签字笔把读完的科目划掉。
根据这份红色进度表，能清楚地知道自己距离目标还有多远，也知道自 己作了多少，效率自然可以提高，达成的欲望更会加强。
这种进度表最好用红笔删减。在参考的时候，会有一种完成的感觉，效 果更强。至于黑色之类的颜色，总觉有点阴暗，使人意志消沉。
作这种进度表，就像玩游戏一样。在表上划线的快感，就像游戏赢了的 快感一样。
研究以往成绩，发现目前差距目标和现实之间，必定会有许多差距。譬如，下定决心想要每天读书 8 小时，但往往会因为各种阻碍，使得原定的 8 小时，变为 7 小时、5 小时。
无论计划得多么完善，在现实生活里，总是无法完全按照计划进行。就算考虑再三，如果有意想不到的事情发生，原定的计划就会被搞乱。 然而，如果因为这样，就什么事都不做也不行。想办法弥补目标和实际的差距，是很重要的。也许这些差距是永远也没办法填补好的，但逐渐缩短 其中差距，却是人人都能做到的。
目标如果是纸上谈兵，那当然另当别论。如果目标有可能达成，却无法 达成时，则分析其中原因是很重要的。因为在这些差距里面，正隐藏着自己 发展的可能性。
譬如，某业务员始终无法提高业绩。这时，不妨先回头看看以往累积下 来的业绩。如此一来，应该可以找到譬如和人应对能力不行，准备方法不好之类的问题。反过来说，这个业务员好歹也完成了一些业绩。只要能够克服 应对不行、准备不足之类的缺点，应该能够更进一步发展。
在此，这个业务员并不是发展到了极限，而使业绩无法提升。相反地， 还有找到发展空间的机会。如果，不检讨自己过去的成绩，放弃自己的工作，就不会发现这些事情，使得原本可以更上一层楼的，变成无法发展。所以， 在达成目标的过程中，检讨过去完成的成绩是非常必要的。
因此，有必要将自己的能力客观化，作为一种标准，以分析实际表现和 目标之间的差距。有人说“七分努力，三分运气”，其实并不太妥。如果不好好分析这三分运气的原因，是不可能进步的。
使实际表现和目标之间的差距一目了然，是进度表的好处。此外，由于 加深对差距的印象，也会使自己强烈感到有必要检讨工作情形。还有，由于看得到自己的工作进度，也能早一点发现差距的产生。 想要有效研究工作情形，有时可以摒弃以往的看法，从其它完全不同的观点来看自己的工作情形。譬如，请别人批评也是个方法。所谓“旁观者清”，常常有许多事情是经别人提醒才发觉的。 总之，如果自己的方法行不通，不妨换个方法，积极改变自己的观点。
随着观点的改变，你将发现更多可行的办法。
把问题写在纸上工作遇到问题，有时花了许多时间思考，还是不能找出解决办法，使得 工作无法进展。想要解决这种问题，必须先尽量找出问题所在。如果不知道问题点，是没有办法解决问题的。
譬如，一味地烦恼“计划不能顺利推展，该怎么办啊？”是不能解决问 题的。如果能够想想“计划不能推展，应该是人手不足造成的吧！如果补充不足的人力，会不会比较好？”不但比较有用，也较节省时间。
如果发生问题一味地烦恼，常会使大脑无法思考。即使打算找出具体解 决办法，也会因为一味烦恼“怎么办啊！这样做好吗？嗯，不行。还是该这样做呢？？”结果还是不知道该怎么办，只会让自己疲劳而已。而且，这样 的烦恼还会使自己越来越无法客观地面对问题。如果能确定问题所在，就能找出许多对应的方法。
想要使问题明确，不妨将烦恼的事情，造成问题的事情写在纸上。只要 写在纸上，很奇怪的，问题总能迎刃而解。这是因为在脑中思考的并不明确的问题，清楚地浮现在自己的眼前。
有些人常常烦恼，却不知道为何烦恼。其实，面对问题，只有找出问题， 解决问题才是办法。想要做到这点，必须尽量客观地分析问题，探讨原因。
既然是人类的问题，人类大都能够解决。
人只要一烦恼，工作效率自然会降低。这时，必须先写出究竟在烦恼什 么。如此一来，至少写出来的部分不须再花脑筋，而能将思考转向解决的方 法。
即使是个谜题，只要有解题的决心，同时保持冷静，自然可以找出解决 办法。
目标的更新目标应该经常更新。因为目标既然是一种手段，则在达成之后，自然就 没有存在的必要。尤其是近期目标，每达成一个，就得更换一个。然后，经过不断地累积，中期目标也得更换。当然，最终目标，譬如幸福的生活等等， 并不是那么容易就能更换。不过，逐步更换近期目标、中期目标是毫无问题的。如果有人目标永远不变，这个人也不会有什么进步的。
然而，即使人人都有非做不可的目标，往往还是会因为眼前的琐事，和 原先的目标越离越远。这时，如果有人提醒你：“喂，现在不是做那些事情的时候吧！”，当然是最好不过，不过，实际可能性不大。这时，能够提醒 你的只有标语。
如果标语一直不变，就像是墙上的污点一样，效果就差很多了。因此， 必须在标语的效果降低之前，尽快完成目标。
通过工作热身，提高工作效率有很多人在做一件事情之前，都会有一些特别的习惯。譬如，考生在开 始读书之前，要先削几枝铅笔；上班族在坐下来办公之前，要先喝杯茶。这些都是希望在办正事之前，先做点其他事情，让自己静下心来做事。虽不否 定这种特殊习惯的效果，但纳闷的是，为什么有这么多人热中这样的习惯？
在工作之前，先来点热身，并没有错。但，前述的这些习惯真的是热身 吗？大概多半只是浪费时间吧。譬如，现在有一小时的时间，计划在这段时间写点文章。这时，有削铅笔习惯的人，应该开始削铅笔了吧！然而，如果 越削越有趣，因此浪费了十几二十分钟，那就是本末倒置。现在，最重要的是写文章。如果因为削铅笔，耽误了许多时间，等到真正可以静下心来写文章的时候，宝贵的一小时也所剩无几了。 做一件事情最好不要有什么准备的习惯，而能够马上进入状态。因此，平常就应该保有立刻进入状态的气氛。然后，一想到“我现在要做这个”， 就能够立刻着手，一气呵成。
如果没有一点心理准备，立刻面对工作，的确在刚开始的时候，会觉得 脑袋空空如也。但是，只要一会儿就能够进入状态。就进入状态的速度而言，这比削铅笔快多了。所以，工作前的热身运动，最好直接通过工作进行。譬 如，很多公司的新进职员训练，都是采用“On TheJob Trainning”（在职训 练）的方式。通过实际接触工作，教育新进职员，使其进入状态。因此，我 们工作前的热身，也可以采取“On The JobTrainning”的方式。
通过工作热身，能够提高工作效率。譬如，平常找一些读书索引都是尽 量利用闲暇时间完成。这也是一种读书前的热身运动。只要把目录贴在书本封面，将来一看封面，就能知道这本书大概有哪些章节？讨论什么内容？如 此一来，就会觉得“啊！这本书有这些内容！赶快读完它！”，而兴起读书欲望。这也算是一种通过实际状况的热身。
尤其是一般上班族工作时间，根本没有几个钟头。这样短的时间，如果 拿来喝茶，削铅笔，工作自然会受到影响。就工作效率而言，根本不划算。
虽然工作前的热身绝对不是件坏事，但无论如何，应该尽量从工作或是读书 相关方面，寻求能够提高兴趣的方法。
如果拥有无限多的时间，削削铅笔自然没有关系。然而，我们的生命有 限。如果有一小时的时间，当然是充分利用才是最有效率的方式。如果一味地热身，浪费了办正事的时间，那就是本末倒置了。
工作前的自我暗示人类只会把目标订在自己可能完成的事情上。通常都是以自己目前的能 力加上努力所能达成的事情作为目标。不可能把一蹦直达天王星，作为自己 的目标。
反过来说，自己所设定的目标，自然是自己认为有可能实现的事情。 其实，人类只要想得到的，本来就是差不多都可以实现。只不过是明天实现？明年实现？等等时间的问题而已，最后终究还是可以完成的。 在考虑目标的时候，如果一开始就以为不可能实现，等于一开始就封闭了所有的可能性。以为不可能成功，自然没有干劲，即使有机会知道不可能 成功的原因，也变得不想知道。相反地，如果一开始就认为可以成功，不但会考虑如何做才能完成，同时，遇到困难时，也会分析不能完成的原因，摸索出解决的方法。 把自己的精神、反应调整在积极的状态，是很重要的。在面对一个问题的时候，不是先判断能不能做？而是先考虑要如何做才能成功？在潜意识 里，把心理状况就调整到最积极的方向了。
在音乐声中起床每天都是先想一些高兴的事，再开始一天的工作。就工作前的热身而言， 这个方法似乎是最好的。譬如，每天早上睡醒张开眼睛的时候，想象家里挂了一幅最喜欢的画，或是想象正在南国海岸度假。于是，在床边摆幅具有南 国风光的照片。如此一来，“哈，只要做完这件工作，就能到那里度假！”，借由喜欢的事物，刺激工作情绪。无论是多么喜欢睡懒觉的孩子，在郊游的 当天早上，还是会自动起床。只要有个愉快的动机，即使遇到一点麻烦，也不会在意。就连大人也是如此，虽然也许郊游之类的事无法再使大人兴奋， 但是，仍然有许多事情可以使大人兴味盎然。所以，每天早上先想一下这些兴味盎然的事情，把精神调整到最积极的状态，则每天必然是生龙活虎、效 率百倍的。
留意工作环境的光线照明设备不佳，直接影响工作效率。尽管头脑清晰，如果眼睛疲劳，效 率一样不好。
其实，不光是照明设备，只要是目光所及，都会影响到自己的感觉及心 理反应。
譬如，工作场所的墙壁不适合漆红色系之类刺激的颜色。当然，太暗的 颜色也不好，最好是具有安定情绪作用的色调。虽然有人认为，淡青、淡蓝之类的寒色系的环境适合脑力工作。不过，寒色系看起来沉重，令人感到忧 虑。然而，整面白苍苍的墙壁容易让人联想到医院，感觉不太好，同时也容易使眼睛疲劳，所以柔和的肉色系，感觉上较为舒服。当然这要看各人偏好。
总而言之，想要提高工作效率，留意工作环境也是很重要的。
适材适所所谓“适材适所”，这句话同样可以用来形容工作环境。也就是说，工 作内容不同，工作环境自然就要变动。譬如，需要参考许多资料的工作，自然就要在参考资料随手可得的地方。否则，缺乏参考资料，即使再认真，效 率一样低落。这个道理虽然人人都懂，但奇怪的是，仍然有很多人弃之不顾，尽是做些没有效率的事情。
有很多作家喜欢将自己关在饭店或旅馆内写稿。如果把必备资料带齐， 住进旅馆，由于不受干扰，可以长时间埋头苦干，自然就可以完成许多工作。
不过虽说如此，并不是所有的工作都能在旅馆里面完成。因为，办公室 或家里的参考文件及资料，不可能全部搬到旅馆里面。所以，即使为了远离噪音而住进旅馆，仍然要分清楚什么事可以在旅馆做，什么事不能。 反过来说，如果有机会投宿旅馆，一定要事先考虑能做哪些工作，先做好准备。 总之，任何一个工作环境都有其特定的性质，我们必须事先了解其优点及限制，做好准备工作，如此，才不会错过一分一秒。
化噪音为雅音很多事情并不是硬干就能解决的。譬如，对付噪音就是一例。有时夜里 一些噪音令人觉得心烦，越不想听越是听得一清二楚。事实上，用点头脑想一想就知道，生活在都市之中，要想完全“无声”是不可能的，总会有些杂 音入耳。重要的是，如何在噪音之下生活。
对于噪音，人的反应不尽相同。在火车轰隆隆的噪音中，有些人可以呼 呼大睡。然而，有时邻座讲些悄悄话，却会令人心烦不已。这多半是因为人类对于有意义的声音较为敏感所造成的吧！这时，不妨带上耳机，听些语言 录音带。心想“反正也睡不着，倒不如利用时间做点事情”，如此一来，情绪就会渐渐平稳，甚至不一会儿就会有睡意了。这就是所谓的“将噪音化为 雅音”。
有时累得不想读书或工作时，不妨听些流水、鸟语之类的情境音乐，可 以消除疲劳，同时远离世俗的烦杂。
二、从来就没有免费的时间
所谓“时间就是金钱”并非一个现今才有的警言。古人云“一寸光阴一 寸金”。但古人多有比拟的意思，言时间之宝贵，光阴之不可追。将时间赤裸裸视之为金钱却是现代工业文明高速发展的产物。由此，时间成本就成为 现代人必须背负的一种价值成本。
提高时间成本的边际效益是企业效率的一个至要。
考虑时间成本只要是上班族，大概都知道，时间就是金钱。所谓时间成本，应该是时 间越久，成本越高。20 来岁的上班族，和三四十岁的上班族，虽然每天上班时间一样，薪水就是不同。时间的成本是越来越高的。所以，20 岁的上班族 和 40 岁的上班族，即使一同休假，一同打混，价值都还是有差别的。
如此一来，时间的价位可以说是因人、因岁数而异，绝不是白白奉送的。 能否切身体会时间成本的重要性，也关系着一个人使用、节省时间的方法。
譬如以编列某件工作预算为例，某件案件在业务员手上处理 80 个小时， 然后给高一级的专员处理 15 小时后，交由经理审核 5 小时。以此为准，再参考各阶层的工资成本，加上费用支出及利益收入，然后才能向客户报价。
假设一个职员的工资为每天 64 元，即 1 小时 8 元。如果该职员整天打混， 不认真做事，无论事务所或是客户，都会受不了的。所以，一定要把握时间，发挥每一分钟的价值。
不过，虽说如此，在人家手下做事还是比较轻松的。头脑里多少还有“这 不是我自己的时间”的念头。等到自己当老板，时间就是金钱，一秒也不能 浪费。
算一下时间成本很多公司对于复印、电话等看得到的费用开销，非常留意，想尽办法节 省支出。然而，对于职员工作时间是否浪费，却毫不注意。譬如，原本复印一张文件，如果改以职员抄写，乍看之下，以为节省了费用支出。然而，浪 费时间，反而增加了成本。如果考虑雇一个人得花多少费用，自然能够明白 这个道理。
因此，在这个繁忙的工商时代里，我们实在有必要降低时间成本。如果 能下功夫研究如何节省时间，自然就能找到属于自己的时间。节省时间就是节省金钱，把节省时间当作是有赏金的游戏，本身就很有意思。
至于时间成本的计算方法，如果是自由职业者，因为所得本就以时间为 单位，计算成本可能较容易。而上班族之类的工作，虽然知道工作时间，但究竟从自己的工作可以得到多大的好处，如果不是很清楚，计算成本也许会 麻烦一点。不过，譬如加班的时候，一小时能得多少加班费，自己很清楚，所以可以将加班费作为计算时间成本的一个参考。此外，如果有兼差，也可 以将兼差收入作为计算时间成本的参考。虽然没有自由职业者明确，但可以从许多角度，考虑自己的时间成本。
然后，以此为基准，检查自己使用时间的方法，你将会发现许多以前忽 略的事情。譬如，自己原本以为很划得来的事情，经过计算时间成本，才发现根本不合算。再加上浪费了这些时间，以致原本该做的事情无法完成，遭受重大损失等，诸如此类，你都可以通过客观的数据了解，而不是只凭印象 作判断。
将简单的工作交由时间成本较低的一方处理一些简单的近乎单调的工作，常会使人越做越烦。只要一感到厌烦，工 作效率再怎么样都无法提高了。因此，对于单调的工作，我们有必要添加一些变化。不过，在此之前，我们应该先想想：这种工作能不能用机器做？或 是这种工作能不能交给别人去做？把这些单调的工作交由时间成本较低的一方处理，自己才会有时间处理附加价值较高的事情。