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6.名片是人物信息档案的第一步骤 从见面到获得对方的信息，提供信息给对方是不可缺少的步骤。因此，整理出对方所需的相关信息是有必要的，这也是所做的人物信息档案。 一般人物信息档案，是将名片整理在名片簿中，然后再按其需要，从名片中挑出重要的，记入通讯录中。人物信息档案分名片、通讯录、人才录等 三项。有关此三项目，以下将依次做说明。
第一项所要谈的是名片整理： 以前曾经谈过，从和初次见面的人交换名片，到与对方道别后，应尽可能地将自己对对方的了解，写进名片中。见面日期、见面地点、介绍人、见 面原因都一定要记录起来，若知道对方的籍贯、毕业学校、毕业年度、对方所关心的事、对方的特征，最好也能记录下来。立刻写下对方的资料，以后 才有与对方进一步交往的可能。并且，这也是以后登记在人才录的重要资料。
以下是名片的整理。通常使用的名片簿，是半边透明活页的硬纸板。而 一般公司中常使用的，多半是长方形的名片簿，一页只能放进三张名片，并且不是活页式，所以整理后，再插入其他名片时就非常不方便了。 名片簿通常都会遮住名片反面，但是因为有些名片反面，都记录了此人的相关资料，所以绝不能把反面遮住。乍看之下，或许会觉得很不经济，但 是考虑到正反面都使用得到，这点就会觉得划算了。
名片簿只是放着不用，是没有任何意义的。为了整理名片，做目录本是 必要的。许多人整理名片，是按照认识的先后顺序或英文 26 个字母顺序排列的，但是仅仅只有一面之交的人，彼此都容易忘记对方的姓名，以后查阅起 来，不仅费时间也很可能找不到。
因此，这些名片是按项目、类别来整理的。大项目分为金融机构、委托 诉讼或辩护人、朋友、大众传播界人士、合作人等，更细的项目则分为各家公司或俱乐部的名片，以便往后即使想不出对方的名字时，也能按照此人的 关系类别，立刻找出对方的名片。
通常整理在名片簿上的名片，并非是所有的名片。例如，经常有许多推 销员到办公室来推销东西，而这些推销员的名片，你就直接丢掉即可。这也就是说，按照目的意识来做取舍。
7.通讯录则是按卡片分类的整理法 第二步骤则是通讯录。这也是利用活页式的硬纸板，并且为了考虑插换的可能，所以使用的是卡片式。即从交换过名片的人中，挑出必要的名片， 转记在通讯录上。
很多人都使用合订式通讯录，但一旦容纳不下时，就必须重新再写一次 新目录。
而且，一般的通讯录，通常都是将字母分为几个部分，并且每个字母的 页数是一定的。而平常使用的姓名开头的第一个字母，很快就会容纳不下，而相反的较少使用的字母，空白处就永远填不满。
以活页式而言，按照需要，即使增加或减少均无妨。 而且，这些通讯录，是使用一人一张的卡片方式。此卡片是采用名片的规格，并且各自记入姓名、住址、公司地址、电话号码。而一般的通讯录， 每个人的空间却很窄，使用起来很不方便，同时也无法写入住户和工作单位 的住址。
而卡片式的另一个优点是能随意插换。此卡片共有五行，以下是各行的 使用项目。第一行是记下此人的邮递区号、住址、电话号码，第二行是记下工作单位的邮递区号、住址、电话号码、传真机号码，第三行记的是公司名 称、所属的工作单位、职务，第四行是备注栏，第五行则是此人的姓名。
姓名列在最下一行，是为了插入卡片后，只能看见姓名部分。在查阅时， 只须看姓名可方便查阅，而你只要掀开姓名部分，就能看到此人的其他资料。
在寄出贺年卡时，若想做一份最新姓名录，只要直接印通讯录，便能做好姓名录了。
8.人才录是人物情报的核心 第三步骤是人物情报核心“人才录”。
通讯录，仅是完整地记入对方的通讯处，大致上有工作单位、所属部门 和职称。但至于此人精通的是何类信息，家庭概况或近况都未记载。单凭通讯录，脑海中无法清晰地浮现此人的长相。
而当我们想获得某情报时，却不知该去询问谁，那就没什么效率可言了。 但若能有效地活用信息，能够立即检索出所需信息的来源。而为达到此一目的，下一番功夫来做人才录是有必要的。
“人才录”这个名词，在辞典中没有，是我们自己创造出来的名词。其 含意是人就是宝贵财源，所以称为人才录。
人才录是将住址目录做更集中的登记。总之，顺序是名片簿、通讯录、 人才录，且范围愈来愈集中。相对地，人才录应称得上是交际网的核心，且 是庞大的财产。
人才录所使用的是 B6 规格的卡片纸。卡片纸原本是运用于科学实验统 计，或读书时的卡片。
市面上也有整理个人信息的专用卡片，但有些卡片，比一般人信息的卡 片更薄，一份档案就能整理许多的卡片，容量大、格数多才能达到使用目的。
一般的专用卡纸，其记入项目受到限定，反而不好使用。
人才录中所记录的项目栏包括：姓名栏、假名索引栏、性别栏、出生年月日栏、会面栏、学历栏、职务栏、籍贯栏、公司栏、现在住址栏、家庭状 况栏、备注栏等。
因为记入这些资料，只要看此人的人才录，就能了解到他的大概情况。 并且，由于事先有完整的人才录，一旦使用时，就能在短时间内获得自己所需要的信息。 有关籍贯栏，或许有人会认为“有此必要吗？”这和户籍上的籍贯不一样，而是出生地，或较少变动的住址，能间接与对方连络的住址。比如即因 对方迁居，而无法连络时的紧急连络住址。
再者，公司栏、住址栏为考虑搬家因素，所以都留有很大的空白。
9.贺年卡是人物情报的来源 在寄出贺年卡或圣诞卡前，应先复印通讯录，这在前面已提过了。因为只有姓名的那一栏看得见，所以复印通讯录，就可以有一份依 26 个英文字母 顺序排列的姓名目录。
某些老板每年寄出的贺年卡，大约 2000 封，作业量相当庞大，所以，使 作业精简化是很重要的。而此作业大部分都是委托秘书去做，但有时是他们直接来做，且为了避免出错，所以都先复印通讯录来核对。
寄贺年卡应以人才当为基准。人才录上标有“○”、“△”、“×”这 些记号。“○”表示一定会寄来的人，“△”表示某年曾寄给对方，但未收到回函，“×”表示无需寄贺年卡的人。
总之，这些老板人际关系档案都集中在名片本、通讯录，及人才录上。 因为仅人才录就登录了约数千人，所以所寄出贺年卡的数量也相当可观。
贺年卡是复印文书处理机原稿的明信片，草稿由老板自己写。至于转入 到文书处理机及其复印，复印通讯录工作，核对人才录上所写的收件人姓名，则全由秘书来做，然后在写好收件人姓名的明信片上亲笔附加些贺辞。
在写完收件人姓名的阶段、亲笔附加贺辞的阶段，以及最后寄出贺年卡 的阶段，每做一个阶段都用橡皮章盖在通讯录的复印本姓名目录上。如此一来，若有遗漏或同一人寄出两张贺年卡，或者写收件人姓名或亲笔贺辞有任 何错误，均可由是否盖章来判断。
在这么多的明信片中，每封都会附加几句亲笔贺辞，通常别人会惊讶地 说：“这么多的人，还每封都写贺辞啊！”当然，这得花相当多的工夫，如果无法留意全部人的相关资料，此时就须借助人才录了。
备注栏最有参考价值。备注栏是位于卡片的内侧，而以对方寄来的贺年 卡中所提到的近况，为信息内容，记入备注栏内。
例如，对方提到“最近正热衷于文书处理机”，则将此点和收件日期一 起记入备注栏中。
有些参考资料，回函时就可添加一句“对文书处理机有何心得？” 再者，若有谈到家庭近况如：“去年 5 月，生了长男××”则将此记入家庭概况栏。 即使没记入“何月何日诞生”，也需在孩子的姓名下方记入已几个月，“七个月 as of s1989. 1. 1”as of 是“收信当天的时间”。记入此类信息，在写第二年的贺年卡，就可以孩子的事情为话题，“××差不多开始走 路了吧！一定是个相当可爱的孩子。”
从贺年卡中，得知有关此人的最新信息，然后将其登录在人才录中，不 仅在寄出贺年卡时可善加利用，并且在灵活使用信息来源和取得人物信息时，都可发挥其威力。
10.如何检索重要人物的相关资料 查阅某人的相关信息，就是活用人才录的方法。一般而言，老板对所收过的贺年卡内容，以及寄出去的贺年卡的亲笔附加内容，都会有点印象，所 以，通常脑中立刻浮现出与对方相关的事。所谓相关的事即是指已记入在人才录的事项，但是，有时也无法立刻浮现出全部人的各种近况。此时，才是 人才录发挥其本领的最佳时机。
人才录的卡片上端，原本印有从 A 到 Z 的刻度。这些刻度全部以打孔机 打孔，各个刻度中若有关某个人项目，就将穿孔处剪开。
总之，刻度部分若是与此人相关项目，就要剪开此刻度孔。 想知道有关国外利率动向的信息时，首先就从银行员处取得信息，因此想挑出银行员“B”的项目时，就可以利用已穿孔并剪开过 B 部分的卡片。 将大小适宜的棒子，穿入所有卡片的 B 孔处，然后，因银行员 B 的部分已被剪开，所以棒子一举起来时，就只有 B 孔的银行员会掉落下来。 并且，在银行上班的人中，若有大学时代的朋友，那就是最适合的人选了。而要找出银行员，且又是大学时代的朋友，只需将棒子插入 B 和 U 两个 洞内，举起后就可得到自己所需的信息。
将每个人的特性及他与自己的关系做成索引，当需要时，就可以在短时 间内查出自己所要的资料。
将卡片程式输入电脑，有些人会觉得不方便，但是，前面已提过，电脑 不论在一览性、改换性上都很方便，而其他方面也都极具利用价值，但若不能运用自如，就无法充分发挥电脑的功用。因此，早一步使用电脑，不论在 收集资料，或检索时间上，都能提高工作效率。
在检索所拥有的人事资料时，活用人才录卡片程式，就更便利也更实用 了。
11.结识新朋友的秘诀 刚才已提过，应积极利用宴会等场合来结识新朋友，而我们不仅是在宴会上，实际上在任何与人会面的场合时，我们都应很积极地加以利用。 例如，结婚典礼、丧礼等喜庆丧宴，都有机会结识新朋友。
最近，结婚典礼愈来愈盛大，时间也变得较长。对新郎新娘而言，这是一生当中最正式的典礼，所以并不会觉得无聊，但对出席者而言，由于周围 坐的都是一些不认识的人，所以会觉得无聊。婚宴上，新娘脱下白纱礼服换上晚宴服的件数，也有增加的趋势，而在喜宴上不管认识不认识，大家都会 开始畅谈。而在此时，即使是初次见面的人，也应积极地开始和四周的人交 谈。
丧礼上，若死者是亲近的人，或是因事故死亡的场合，就另当别论。但 若是以社交身份出席，或死者是以高寿去世的场合时，则可以审慎态度，和周围的人交谈，即使在这场合中，也能结识到新朋友。
再者，人们也许会常因公而出差，有时会搭飞机前往，但若有搭长途火 车的机会，通常就会利用火车。尽管飞机的速度很快，但因须花时间办理机场的手续，并且班机又少，飞机场到达目的地，也有相当的距离，将上面的 时间加进去，和搭火车所需的时间，其实也差不多。而且，在飞机内，因时间零散通常都无法办公，但若是搭乘火车，由于有完整时间，所以能集中精 力处理公事。
甚者，搭火车时，较容易结识邻座的人，因为搭飞机的时间较短，所以 即使想结识对方，也没有太多时间来交谈。因此，和飞机比较起来，火车的时间较合适结识新朋友。例如，从 A 地到 B 地所需的时间约两～三个小时， 刚好是可以认识一位新朋友的时间。
常有人问：“对于素不相识的人，可以轻松地交谈吗？”的确，熟识的 当然较易交谈，但有关前面所述的那个问题，和邻座的人一起坐了很久，竟然没有交谈过任何一句话，反而显得不自然。
下面所要介绍的是与邻座交谈的方法。 在搭乘火车的最初一个小时用来办公。如果是为演讲出差，就利用这一小时来准备演讲。在拚命地工作一小时后，多少都会感到有点疲倦，此时若 能和对方聊天，则可调节疲劳的身心，而对方在最初的一小时，也许会看杂志、书或浏览窗外景色，所以尚不觉无聊，但一小时过后，就会开始有这种 感觉了。
在这时跟对方说话，通常对方都会很快回应，而且刚才的一小时里的工 作，对方会觉得“这是个正派的人”。所以会较为安心地和你交谈。
在快接近目的地时，因须准备下车，而对方可能需准备下车，所以乘车 的中间时段，是彼此交谈的最佳时机，然后在谈了 30 分钟至一小时之后，再 开始办公。
交谈的关键是应一开始就拿出名片来做自我介绍，并以“因为工作得有 些疲倦，所以想不知是否有此荣幸与你聊聊”做为开头，然后就有机会一个话题拉一个话题来聊了。
交谈的对象是不分男女老幼，但因此机会结识，而后登记在人才录上的 为数不少。纵使此后没有继续来往，或并未与工作有直接关系的朋友，但能和各类人士交谈，就信息收集这一点来看，的确是有很大的功效。
12.想要维持人际关系，则需考虑对方立场 在前面所提的“为培养人际关系须留意何事”中，曾说到为对方提供说明信息是很重要的，所以应尽可能在首次会面后，就提供信息给对方并进一 步做说明。若无法亲自直接送给对方，其所需的资料也可以介绍适当的人选提供给他，一开始以先由自己提供对方所需的资料较为合适。然后再寄贺年 卡，以保持定期的联络。因为即使初次见面的气氛不错，却还未能得到对方的信任。要维持对方愿意提供信息的良好关系，必须先让对方了解自己的个 性。
在获得对方信赖的同时，也要清楚地了解对方的立场。若不考虑是否会 打扰对方，只是一厢情愿地想到自己的话，则即使有事麻烦对方，对方也不 会尽全力帮你的。
例如，打电话时应注意对方的时间，若未考虑到对方时间，仅是一味地 考虑自己的方便，而突然打电话拜托对方某件事，这恐怕会令对方对你敬而 远之。
有些人是夜猫子型的人，早上一大早起床对他来说是很困难的，而有时 一大早就被电话吵醒，那心情之坏是可想而知的，但晚上再晚，有电话也不介意。由于每个人的情况都不尽相同，所以应特别注意。
再者，有时工作很忙，突然电话响，却又是拜托帮忙，真让人觉得麻烦。 若你打电话给对方，你应事先问对方，何时打去较方便，然后，将它记在人才录的备注栏内。稍微下点功夫，是维持人际关系的秘诀，且对方在听到这类话时，会对你产生信任，认为：“此人真会为别人设想。” 一般社会上大部分的人都不喜欢大众传播界的人士，但你在接受采访时，尽可能全力配合，至于你对他们的态度是否亲切，就不得而知了。 从事大众传播的人士，即使自己不了解的事，但对应于何处着手，或去哪里调查资料，却相当清楚，类似这类信息，是非常重要的。因此，对于一 些不讨厌的人，应尽量配合他们的采访。
每个人都有自己的立场，所以应尽可能尊重对方的意愿。维护人际关系， 不应以自己将有何收获为立足点，而应优先为对方的利益设想。维持人际关系，应站在对方的立场来设想，这是很重要的。
13.信息的精确度在于细心的核对 灵活运用信息所须注意的是信息的精确度。人们所说的话，常常都是不负责任的谣传，或是未经仔细确认的二手或三手信息。 当然，若是某人直接听到或看到的情况，问题就比较小，但若属半开玩笑的话，那就没有保证了。 所以，从某人之处所得来的商业信息，必须详加确认此信息的来源，当然有些信息并不重要，但对重要信息，就一定要核对其信息的正确性。有时， 也可在询问若干人后，再做交叉方式的核对。
是否有效利用人物信息，所须注意的一点是，不能滥用模棱两可的信息， 细心的核对是有其必要性的。
三、快速处理信息的办法和方案
信息收集的具体办法1.信息是有“意识目的”的收集 在这个传播发达的时代中，各种知识充斥于社会的每个角落，然而如何能获得自己所需要的信息，才是最重要的。
“信息”一词，在语意的使用上常被混淆，这是一大障碍。所谓“信息” 和“知识”，其实是不同的，但在使用上并未加以区分。一般说来，大家认为可称之为“信息”的，事实上仅能算是“知识或报告”等，因为这些并不 是信息真正的意思。
从电视、报纸、杂志、以及单行本等各式各样的媒体中，我们所得的仅 是知识。而某项知识，一开始，即有利于某种目的，那就称得上是“信息” 了。
例如，5 月 15 日的日出时刻是几点几分，这不过是一般知识。5 月 15 日将去钓鱼，因为要钓鱼，必须事先知道日出的时刻，在此种状况下，这个知识就成了信息。
诸如此类的信息，大多是商业方面，或是兴趣所趋。但若无实质上的益 处，则不能称为“信息”。因此，无论你的知识有多丰富，如果仅是来自百科字典的知识，则无任何意义。
若从有用信息这一观点来考虑，收集信息必须具有目的意识；也就是说， 一开始便需明确地认知何种知识是必要的。
常可见到一些人，竭尽精力，一味地收集知识，却不曾仔细地思考该如 何利用那些知识，可以说这些人，对收集信息有所误解，因为这么做只不过是在收集知识或报告，徒然浪费宝贵时间、精力和金钱。有人说：“我每天 花两个小时在信息收集上。”类似此种陷入无目的作业中的人为数不少。
像这类人所收集的信息，其中尽管也夹杂着极为重要的信息，但大部分 都只是一些不切实际的信息，且即使要从那些信息中取出有用的，也是相当 不容易的事。
尤其是在现代社会中，每人每天要做的事情堆积如山。若仅为信息的收 集，而要腾出完整的时间，也是很难做到的。因此，信息收集的目的意识必 须十分明确。
例如，你的志向是——律师、会计师、翻译等工作，所以你需要的信息， 就是和法律、税务有关的国内外信息。你除了需精通法律、税务外，同时每天也需处理国际贸易事务，因此，参加律师、会计师活动的时间就少了。但 为了使自己拥有充足的信息，你每天抱持着与商业有关的目的意识来收集信 息。
2.如何使意识目的明确 与一般商人相比，信息收集比较明确。但究竟该具有何种目的意识才对呢？ 首先，自己要多方收集与目前工作有关的信息。例如，若服务于贸易公司，并从事有关英国方面的进出口业务的话，就得收集和英国方面有关的信 息。假设从事的是会计工作，则需收集和会计师事务有关的各种新信息，这即为掌握目的的最好方法。总之，此种目的意识是提高专业能力的最佳方法。 然而，更抽象地说，是应以商业趋势来收集信息，也就是说，应了解社会需求的趋向再来收集信息。 而且如果目的意识不明确的话，那信息也就很难收集。但若只收集和目前工作有关的信息，便会在无形中局限了信息收集的范畴，而使今后的工作 动向变得暧昧不清，且易导致信息本身缺乏具体性。
最近商人们滥用信息收集的情形日趋严重，而使得所应收集的信息主题 笼统模糊。
在收集信息上，尽可能收集主题信息，如此才能提高工作效率，并获得 充分的咨询。
举例说明，在某企业担任人事工作的事务员，应以有助于人事工作的目 的意识为首，来收集信息。一般报纸或工商报纸每天都会刊登大企业的求才广告。最近更因币值上涨，经济不景气，裁减员工的事件层出不穷，失业率 逐渐上升，而今后的失业率将会更高，故某企业为应新时代的变迁修改人事制度的信息，都是值得注意的。
以上所述，乍看之下，和人事似乎无关，但若仔细思考，又觉得好像有 所牵连，取舍之间十分为难。
若只把和人事有关的信息，不论是抽象的或是不明确的全部都剪下收集 的话，就算是具有目的意识，单单是在信息收集上，就需耗费庞大的时间和功夫。而当想实际运用信息时，却又因收集的资料过多，反而找不到所需的 信息。
如此一来，即使是充分了解目前工作的目的意识，但若不能确定所需的 信息，仍失去了信息真正的意识。且过分耗费精力在收集上，往往会忘记该 如何运用信息。
因此，必须先分析出自己的工作性质，并了解信息该从何处着手收集， 以便确定问题的目的意义。举例来说：在人事聘用方面，应先讨论目前所遇到的问题为何，若为缺乏精锐、优秀的技术员，就应从收集优秀人才方面做 起，才是具体的方法。