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（2）叙述时要简洁有力 任何说明会都要在极短的时间中结束，千万不要说太多客套的废话，甚至一开始就跳到结论也无妨。如果遵循起承转合的程序，那么每个段落要限 制在 3～5 分钟内，整个说明不能超过 20 分钟。如果花了 30 分钟还说不完要点，表示这个企划中还有未完整构思的部分。
在提案会中的听众，大概在五六分钟内就会对提案内容下判断，冗长的 叙述只是增加痛苦而已。回答听众的疑问一定要具体，并且视对方立场和反 应来回答。
（3）以热烈表情转达思绪 做提案说明时，最忌讳提报告人摆出一副“尽义务”的表情，丝毫引不起对方兴趣，从而造成双方的误解。报告人一定要是参与企划的人，只有如 此才能表现想积极实现企划的热情，也才能确实感染对方。
（4）尽量发挥演出效果 报告其实就像戏剧，在某种程度上可说是“制作性演出”，才能操纵对方感情，不烦不厌地听完。这里有几个基本手法： A 做报告的人一定要站着说话。
B 可能的话，多利用白黑板图解说明。
C 事先做好若干道具，如纸张、样品、插图等。
D 准备大提包装资料，象变魔术一样一件件拿出来展示；象要提示新的 书写工具时，不妨把旧的毛笔拿出来做对照。
（5）事先不要出示所有文件 最糟的提案手法，就是一开始就送上全本企划书，这种错误连大广告公司都会犯。给对方文件就像叫别人埋头念下去不管台下的人一样。正确作法 是在口头报告后，再一次把文件分配出去。
（6）运用活泼简洁的动态资料 许多人常误解运用影像资料的目的，总是长时间地放映录像带、幻灯片，涣散了听众的注意力。运用任何影像资料都要简洁有力，录像带不要超过一 分钟，幻灯片每 4～5 秒就要换一格。
2.演讲的技巧 在众人面前发表演说是一般人视为畏途的表达方式，每个演讲者都会紧张，甚至忘了演讲内容。因此，与其被无数期待的面孔压得透不过气，倒不 如一上台就挑一二张特别专注的脸孔，对着他们侃侃而谈即可，很快就能祛 除紧张。
演讲者在开始破题时，通常全场都会鸦雀无声，这时候最好谈些和主题 无关的杂事，愈接近日常生活愈好；很多人都爱用“早上出门和太太吵架，忘了要讲什么”来破除会场的紧张关系，虽然不高尚，但起码能化解压力。 演讲进行的次序和发表会一样，也要遵循起承转合，利用事先预备的提纲，一面说话一面控制说话速度和时间。 一场成功的演讲多半要避开太抽象的议题，要以和朋友在茶馆聊天的心情侃侃而谈。演讲时不妨保持站立姿势，不时转动身体以手势或道具辅助演 讲进行。
3.“文字报告书和口头报告技巧”摘要（1）烦恼写不出文章、理不出头绪时，可利用简单的资料整理法解决。
（2）收集来的资料，已做成册状的资料书等，都可利用小卡片记下其中重 点，加以排序整理并编码，依此可找出文章结构，做成草稿设计图。
（3）人脑最能接受的文章构造是“起承转合”或“序破急”。
（4）好的报告书应该简洁易懂、比喻繁多，并且要有个人的见解。
（5）文字处理机和桌上排版系统将逐渐取代手写文书。
（6）提案和演讲时，为了吸引听众的注意力和兴趣，须像演戏一样，表现 有相当气势。
信息设备的使用技巧80 年代以来，因为微电子的发展，各式各样信息设备陆续登场，而且汰 换的速度异常惊人。科技愈进步，机器的“市场寿命”就愈短，买一支好钢笔可以用好几年，而一种电脑机型能存活在市场两年以上，已经是一大奇迹 了。
许多信息机器制造商都嘲笑自己做的是“生鲜食品业”，不管他们投下 多少资本生产 PC、文字处理机，只要隔几个月有新产品上市，消费者就会弃他们而去，把原先的设备丢进垃圾场。
就这种无次序的状况看来，以后后代子孙写历史时，一定会把 80 年代写 成“无谓浪费金钱与资源的时代”；记取教训后，相信下个时代的人一定会朝“如何长期使用信息机器”的方向努力的。
当然，我们不能否认信息机器带来的工作意识革命。虽然在 70 年代末期 堂堂登场，引起世界震惊的八位元个人电脑已经沦为电动玩具机的主力，但接连而来的新机器都为个人或办公室开启新的视野。人们一方面不断浪费资 源努力追赶新颖机器，一方面却也改变了工作的形态。
但是，信息机器会挑起人类的好奇心，结果视操作机器为目的而非过程， 这种本末倒置现象几乎成了 20 世纪特征，我们应将使用信息机器的目标调至“做更好的工作”才对。 只有在心中时刻保持“做更好的工作”的目的意识，人们才能对信息机器有正确的批判态度，不会沉迷于新机器的诱惑中；也唯有如此，制造厂商 才会修正生产形式，为工作人员寻找最基本、长久的工作机器。
以下就几个方向对各种信息机器下判断，分辨何者有用、何者无价值、 应在何时何地应用、如何选择等。
1.信息机器的分类 工作上能应用的信息机器可分为下列几种：（1）为处理、生产文件者。
这种产品大略指能代替笔、报告书、稿纸等的产品：比如打字机、文字 处理机及各种功能的复印机、制本机等。
（2）记录、阅读文字者。 能随身携带、随时输入、阅读的电子笔记本、电子手册等。
（3）处理数字、录像、图画、声音者。 能处理尚未组合的数字、文字、图片、声音的产品：如个人电脑、工作站等。
（4）协助创造性工作者。 帮人类作曲、作书、设计图、平面设计、构思概念的产品：如合成器、CAD（Computer aided design）、PC 等。
（5）记录声音者。 能忠实记录会议、会谈、访问、音乐等的产品：如录音机、DAT（digi- tal andio tsperecorder）、IC 录音机、听写机等。
（6）能记录图片、录像并加工者。 许多过去只有电影工作者才办得到的事，现在普通人只要借助下列机器也可自行操作：VHS 摄影机、8 厘米摄影机、剪辑机、静画录影（定画录影、 Steel Vides Camera）。
（7）帮助传达信息者。 过去用邮递、电话传递信息的方式已被下列方式取代：多功能电话答录机、无线电电话、传真机、个人电话通讯装置、行动电话、传呼机、静止画 面电话等。
如果把以上对不同工作目的的设备再分类的话，可以发现这些机器有三 个特性：A 完全取代既存非电子式工具；B 对既存非电子式工具有补强作用；C 发展既存非电子式工具完全没有的功能。
2.选择活用信息机器的技巧 事实上，所有的信息机器都在援助人类发展大脑的活动。 专门处理文字和语言的机器种类最多。不过从趋势来看，处理图、书影像曾是未来主要的工作形态，而八厘米摄影机和静画录影机都能把文字当画 像收录下来。以下就要介绍各种机器的使用方式。
（1）个人电脑（PC） 能同时储存整理文字、画像、声音、音乐、资料的机器首推 PC.PC 能执行许多非电子式工具不能做的工作；PC 不只是制表、计算机，PC 还能实际协 助人类思考，整理大的思路。
PC 的功能可以分三类：（1）文字处理软件目前 PC 的文字处理软件愈来愈多，只要买了不同软件，固定使用同一部 PC，就像换了截然不同的文字处理机一样。而且 PC 如果再加上印表机或本体记忆体，就如小型快速印刷组，可以胜任办公室或个人多样、少量的印刷需 求。
文字处理机的功能就无法这样多层次变化，除非改变硬体构造，不过文 字处理机的市场仍被看好，因为它到底是处理文字的专用机器，彻底应用还是有它的价值的。只是文字处理机的市场未来势必会有局限。
（2）通讯功能在资料收集的部分已经陈述过，有通讯功能的 PC 装置可以和资料库连 通，也可以和别的工作站、个人通讯装置连线，由这种联络而形成的组织网是有无穷趣味和潜在功能的。
（3）资料储存功能PC 的储存能量随软件不同而有差异，目前有不少个人工作者利用 PC 处 理地址、电话、顾客名单、生活杂用品等。不过这部分的设计大小之间有很大的不同，一定要非常熟悉并能了解自己未来的需要才能设定。
（2）本国语文字处理专用机从 80 年代以来，各国本国语的文字处理机已逐步登场，经过不断改进已 成为主要办公机器之一。在改进的过程中，功能也有改变：（1）输入办法逐渐统一 以中文来说，从最早模仿中文打字的巨大键盘到现在简捷或仓颉输入法，中文文字处理机的输入法愈来愈简便，而软件互通的状况也愈来愈多。
（2）搭载字数增大，造字功能有改进（3）编辑功能扩充 已经能删除、插入文字或文件重叠处理。
（4）印字品质有改良从最早的 16 点到目前 1200 点。
（5）添加基本通讯功能（6）小型、轻便化从早期每部 10 公斤以上到目前桌上型、膝上型等，已改良至四五公斤重 或如公文包大小。
为了和 PC 竞争字处理市场，文字处理机不断增加功能，对消费者来说自 是一大福音，工作者要针对自己的工作需要选择使用。
（3）录音机 工作上使用的录音机多半是小型的工作专用机，不同厂牌功能略有差异，目前市面上最长录音时间是 90 分钟，如果是有两倍速度功能的，则可增 加到 3 小时，这种设计最适合采访或会议使用。
至于小型卡式录音机则可应用在不方便记笔记的场合。而对有立体声音 功能的录音机适合用在会议中，这样可以了解发言者的位置关系。
（4）听写机（Dictation Machine） 录音机所录的只是声音，最终要表现的是文字，而最好的转换机器是听写机。这种机器可以不断重播，能调整速度，主要是由脚踏板操作，每踏一 次，录音机就往回转到设定的时间，一边听，双手还能处理文件。
在欧美国家，打字机和听写机就像“夫妻”一样，每个办公室都有一套。
（5）录放影机 过去一般会长期使用录放影设备的人似乎都是电视工作者，但根据日本NHK 的生活时间调查（1985），在使用信息的分配当中，阅读杂志、报纸等 文字信息的时间只占 35 分钟，而看电视占 179 分钟，约为前者 5倍，可见电 视已渐成信息传送的中心工具。
不过想把电视的信息象从图书馆找资料一样，调出来使用似乎不可能， 一方面在日本有著作权限制，另一方面是电视圈也不太把节目当成经典之作 来处理。
一般人在录下电视节目时，要尽量注明录影时日、频道、节目名称等， 日后参考才有依据。
（6）照相机、静画录影机 照相机的功能是众所周知的，而且转拍成的幻灯片在印刷品的应用上，效果比一般相纸好。
最近 SONY 和 CANON 发展出静画录影机，有不少特性：（1）一卷两寸带可录 50 个影像，还能消磁重录，不增加费用。
（2）显像母须送冲洗店。
（3）在摄影现场如有电视，可当场看到效果。
人际信息的活用技巧1.人事信息来自于同阶层人士的联系和集会 所谓信息的收集，有来自剪报，或来自无意间所读到的书，且大多数的人都会认为非自己来收集不可。但只靠自己脑袋所收集到的信息，是有限的，因此，我们应该活用他人的知识，只靠自己是无法收集到足够的信息，须经 由别人来收集更完整的信息。
我们每天都必须与同阶层的人士联系和集会，而公司同事、学生时代的 同学或往来的客户、车上所遇的人、朋友的结婚宴会上所遇见的人及邻居等，都可称得上是同阶层的人士。
但是，一般人都倾向于公司内部的同仁、上司和属下的交往，而疏忽了 学生时代的朋友，渐渐形成只和白天共同相处的人来往。
最近，可能商人本身也开始有了不安的危机感，而渐渐有集合公司以外 的人，来开办各种研究活动的情形出现。其目的是借着这类研究活动，来结识更多的人并处好人际关系。
商人已能留意到人际关系的重要性这是很好的现象。所以，我们应该放 宽胸怀去参与各种集会和研究活动。
象这类聚会，都能收集到各种信息，只是我们尚未充分利用这一渠道罢 了！
和学生时代的朋友不要断绝联络，因为他们毕业后分布在各种职业的领 域中，因此，确保这些人的信息来源非常重要。
2.有效地利用午休来建立人事信息网络 有些人常会说其实他们很想跟各类人交往，但工作实在太忙了，根本抽不出时间来；其实这些都是借口罢了！的确，若在人际交往上耗费太多时间，那工作就永远忙不完。因此，不知不觉中就很容易变得和工作以外的人断绝 来往了。
但若想和公司以外的人或和工作上没有直接关系的人交往，通常就得利 用下班后的时间。但一般来说，晚宴几乎都是酒席，且只要一喝酒，就得浪费相当的时间，致使谈话内容都是一些题外话。
若是在平时，就会妨碍到第二天的工作，若是周末，也会影响到与家人 的聚会，自然就会懒得和老友会唔了。
为了维持信息交流，所以要积极地灵活使用午休时间，而且不论多忙， 都要利用中午休闲时间和某人吃中饭，如此一来，就可有效运用这些时间。
老板应经常和公司同仁去吃中午饭，虽然这些时候所说的话，并不全然 是有关公司的事，但亲密的沟通是有其必要性的；但若每天都只和相同的人在一起，则仅仅是在延长工作而已，根本不会出现任何新鲜信息，那就是浪 费时间了。
而且，利用午休时间还有一个理由，那就是若约好下班后会面，常常都 因对方或自己须加班或突然有事，而取消约会。
但午休时间就不同了，只要挂通电话说：“中午一起吃饭吧！”只要没 有特别的事，大家都会答应，若能事先约好当然更好，且在短短的一小时交谈中，就能获得相当内容的信息。
与在不同单位工作的朋友共进午餐，经常可获得许多你所不了解的信 息，并对你的新点子有所提示。
总之，不论以前如何，同阶层的信息网络是不容忽视的。 此类利用午休时间聚会的方法，无论在时间上或金钱上，都比晚间交际更有效率，即使是信息收集方面也很有效。时间上因彼此都是午休时间，所 以若是有事情，也可单刀直入地商议，用餐即使吃得再丰盛，也比喝酒来得 划算。
偶尔，也会临时为收集某些信息，而须利用午休去图书馆查阅资料，以 致无法和朋友一起吃中午饭时，就应在去图书馆之前，告诉对方如“某人已在附近等候我多时”或“临时必须和许久不见的另一位朋友会面”等说辞， 来取消约会，不过应事先联系。如此一来，不仅能有效利用时间，并且与朋友相约吃午饭一事，也不会成为负担。
见面时，事先准备今天工作状况，或想知道的事为话题，然后再跟对方 表示若得知相关信息时，作出通知。同样地，要注意听对方所关心的事，便于日后对方知道某项所关心的信息时，就可向对方询问。其实，和朋友会面， 并非只是为了收集信息，有时也是借平时会面的机会，来整理信息收集的网络，以便以后有需要时，只要一通电话，就可收集到信息。
另外，即使没有会晤的机会，若想询问老朋友某件事时，只要一通电话， 也可得到老友的协助。
3.晚间的交际应酬 前面已提过，酒宴等夜间应酬，无论在时间上或金钱上，其损失都是很大，因此，个人交际应尽量安排在白天。 当然，不只因加班，有时也因人情往来而晚归。就如卡文先生来说，一般他的晚间交际，大部分都是聚会或宴会，其中也包括了同行间律师或会计 师的聚会，但此类聚会，原则上是不出席的。因为同行业者的聚会或宴会，就像和同家公司的同事交际一样，不太会有出现新点子和得到新信息的机 会。
我们积极出席的聚会，是邀集各类不同行业人士的聚会。例如，“青年 俱乐部”，不仅有经济界人士，也有演艺界的人士，或是体育等各种人士参加，成员往往很多，每次聚会大都有 30～50 人参加。出席人数每次都不一定， 因此每次都可接触到不同职业的人，并且不像“读者会”那般拘谨严肃，所以聚会时都能轻松交谈。
倾听这些人的谈话，可以听到各种新的观点，得知现今社会是如何运作 的，这些和我们个人的工作并非完全无关。而目前在不同领域所发生的事情，常常会在一段时间后，也发生在自己的领域中，所以尽可能早一步收集信息， 对工作是有很大意义的。
判断应出席宴会的标准，是以参加聚会的人在平时工作上大都不会有会面机会的人为标准。话虽如此，但有关的公司顾问宴会，我们也尽可能参加。 虽然，参加者都是在工作上有所接触的某公司职员，但常会有许多和此公司有来往的外界人士参与，所以可借此宴会结识到各类人士，进一步得到一些 新的信息。
4.如何在宴会上结识新朋友 虽然是出席宴会或聚会，但若要一开口和不认识的人聊天也是很困难的。通常的情况是，若在会场没看到认识的人，就会四下张望寻找，等发现 认识的人后，就只和他们交谈。
其实，出席宴会是结识各行各业人士的难得机会，只和常来往的人交谈， 这就和与同公司的人交际没什么两样。
话虽如此，卡文先生自己也不是很擅长交际的，理想的自己和现实的自 己，仍然有很大的距离，卡文先生的状况也是在找到认识的人后，才会感觉比较放心，但是，他仍一直积极地努力想成为能和人侃侃而谈的人，所以他 也曾下了相当大的一番功夫。
首先，向主办人询问当日出席的是哪些人。由于他平时常和主办人来往， 所以主办人很了解他目前所关心的是什么，因此，他们便会告知在此宴会中与他收集信息有关的是哪些人士，而当然他也会找机会请教对方，事先拜托 主办人介绍某位先生或小姐让他认识，也是很好的办法。
当然有时也会有知名人士出席宴会，而当他见到名人时，就会大方地向 对方打招呼。若曾听过对方的演讲而大略知道对方是属何种类型的人物，且对其演讲内容很感兴趣时，他就会向对方说：“很抱歉我有事想请教你，我 对你所说的某事很感兴趣？？”
但最容易结识朋友的方法，还是经由朋友介绍去和不认识的人交谈，大 多是请朋友帮忙介绍的，因为在彼此都有共同认识的朋友介绍之下，隔阂很快就会消失。如前所提，在宴会上若只和认识的人交谈是一种损失，仍需留 意能介绍自己与陌生人认识的朋友。
当然只靠来回在会场走动，就能接连不断地结识一些素不相识的人，这 是最理想的情况，但是实际上要做到，可就相当困难了。
5.培养人际关系时，须留意何事 即使常有见面的机会，但若没有灵活使用人际关系，也就不具任何意义了。即使在宴会中和再多的新朋友交换名片，但若是限于此次宴会的来往， 那也是徒劳无功的。
其实宴会交往最重要的目的，并非仅限于初次会面，而是以后该如何活 用这次的一面之缘。总之，是否确实运用得来不易的一面之缘，才是重点。
许多人交换名片后，就会直接归入名片档案里，但往后再看到这些名片时，常想不起来这名片是从哪来？对方是何许人？ 为了避免发生这种情况，所以在宴会或聚会结束后，就将当日收到的名片，写上日期以及由谁介绍认识的，这是名片处理的第一步骤。 为使会晤过的人，成为与自己常来往的朋友，当然，付出相对的努力是有必要的。宴会中碰过一次面的人，大都不会留有任何印象，这是很平常的 事。当有事请求对方，而仅凭一次会晤，就想请对方帮忙的话，是相当困难 的。
因此，要想请对方帮忙就必须事先确立彼此的依赖关系，而要确立此依 赖关系，就依赖是否能和对方建立起交情。
在初次会面时，应仔细地听对方的兴趣或所关心的事，然后，由我们先 提供一些对方所想要的信息。
例如，某人谈到目前想写些东西，但是由于工作太忙，想自己写实际上 是不可能的。若听到这类的话，我们就会教他使用口述笔记专用的录音机。
不仅当场提供信息，过后，并可赠送对方附有照片的轻便录音机的使用 说明书的复印本，这不仅会得到对方的感谢，而且也能增进彼此感情。总之，展开提供信息的说明服务，并借此当场订定下次会面时间，但实际上我们并 非对每个人都提供此类服务。这种事后说明的服务，也就是人际关系的最佳开始，此为第二阶段。 所以，我们先由自己提供信息给对方，然后，在对方打来的致谢电话中，或是寄来的信件中，也会有“若有可效劳的地方，请告知”。 提供信息的目的，一方面是想得到对方的资料，另一方面也想让对方知道，我们目前所关切的事，及能够提供有关信息的人并不多等。因此，应先 提供对方消息，然后才能得到相对的回报，为了使一面之缘能延续下去，这 些是很重要的。
当然，并非全是我们先提供信息给对方，也有由我们先向对方拜托的时 候，但通过介绍人仅见过一面交换名片，尚不能算是朋友，所以若直接拜托 对方是很冒昧的。