卡耐基成功全集经营管理方略(45)免费阅读全本番外

14.采用高尔夫球记分法，随时随地记下备忘录 喜欢打高尔夫球的人大概都知道，高尔夫球的记分卡上附有铅笔，大小正好可放在上衣口袋，在球赛进行中，无论打到哪都可立即记下分数。除了 一般的笔记外，也应备有可放在上衣口袋且附铅笔的备忘录。即使身边没带公事包，也能立即记下备忘录。很多业务员也都应这样，随身携带笔记簿， 不过，如果采用这种方法，随时随地都可迅速地记下备忘录。

在工作中，写公文、写书信占了相当大的份量，不过毕竟是本行以外的 副业，如果不讲求工作效率，一定会影响到业务的进度。要提高写稿的工作效率，必须放松心情，不要战战兢兢地“写千古文章”。如果一开始就想写出完美无缺的作品，终究只会写一字涂一字，写一张撕一张，所以不如随着 思路先打个草稿，然后再加以修改。

15.利用业余时间构思文稿 在写稿工作上，构思要费很大的功夫，毫无准备就提笔，往往文思闭塞，难以成行，所以在写稿之前，最好在不同的场合进行构思与草稿的写作。下 了班，完全不受电话干扰地专心思索，是最适合构思的时段。而且刚从繁重的工作中解放出来，心情为之轻松，往往会产生许多绝妙的灵感。想好了整 个结构大纲后，再用口述录音机和文书处理机，就可以迅速地完成草稿工作。

16.利用文书处理机来输入文稿 商业文件也和法律文件一样，很多都是相同的格式。文书处理机不但能保存已打好的文章，而且还能自由地加以删除、修改。最初虽然不得不多花 一点时间来输入，不过为了日后的方便，还是用文书处理机来输入文稿比较 理想。

17.文书处理机的软盘以一张一个为原则 使用文书处理机时，必须特别注意软盘的整理方法。举例来说，原则上一张软盘中，只储存一个资料。软盘的容量，因机种而有所不同，不过一张 大约可储存多达一本书的资料，因而容易在一张软盘中，同时存入各种不同的资料，但是检索时就非常地麻烦，不太合乎效率原则。按种类准备不同的 软盘，不会花太多的钱，就能以易于检索的方式，将存入软盘的资料分门别 类。

18.以不同颜色的标签来区分不同内容的软盘 虽然将不同的资料分别存在不同的软盘之中，不过如果不一一显示屏幕，还是无法了解其内容，这样就失去了分类的意义。为了解决这个问题， 一般应该采用的方法是在软盘上贴彩色标签。如会计事务所中所采用的分类法是，绿色标签表示“个别专题”，蓝色标签表示“一般专题”，黄色标签 表示“各种表格”。按颜色区分之后，如果项目太多，为了使检索资料的使用更加迅速，即可将储存的项目内容做成表单。

19.保存旧软盘中的资料，不断使用新软盘 和录像带一样，文书处理机的软盘可反复使用，因此一张软盘往往被使用好几次。且大家都认为，再买新的软盘是一种无谓的浪费。输入资料要花 费相当的功夫，如果将其时间成本列入考虑，则长久不用的资料有朝一日也会派上用场，如将其消除反而是一种浪费，所以要在一张软盘中存入有关的 资料，至于新的资料，就毫不吝惜地输入新的软盘中。

20.活页式手册既能插换页数又能缩短找寻资料的时间 不论到哪里，随身携带一本活页式手册。在下班回家的车上或就寝之前，突然想到第二天应该继续进行哪些工作，就马上记在手册上。而且活页式手 册可随时增加页数，不要的页数也可任意抽出作废。

21.备忘录上要标明“主题”、“日期”、“出处” 在看书或看电视时，一旦看到想记下的文句，可立刻提笔在 B5 的活页纸上，记下备忘录。备忘录是分项写下来的，以一页一个项目为原则，至少标 明“主题”“日期”、“出处”。如果备忘录上标明主题与日期，事后重读时，即使记得不太完整，但只要回想一下当时的状况，就可以清楚地了解其 内容，而出处则需要详细调查，可供参考之用。备忘录上如果标明这三项，则资料就会越来越有份量。

22.在“单纯作业”时间，利用耳机充实自己 在“单纯作业”时间里，最适合利用耳机来充实自己。工作中有复印之类的单纯作业，在复印时间内，可趁机学习语言或准备某项考试，因此可随 身携带小型录音机。经由耳朵的刺激，更可提高学习的成效，当然复印的工作也可以不受妨碍地顺利进行。在办公时间就比较不适合了，但在离开座位 去做某种单纯作业时，推广这个一举两得的点子是科学的统筹方法。

学会整理信息1.邮件在登记以后，再保存一段时间 办公室每天都会收到相当多的邮件。如果在收到后不立刻处理的话，将变得混乱不堪，以致无法收拾。为了处理好邮件，应采取这样的方法：首先，把收到的邮件、明信片等，都盖上当天的日期。对于收到的邮件，应尽早地 过目。不过，有时碰到急事，或到外地出差时，就无法在当天过目邮件。如此一搁置就是好几天，很难判断邮件寄达的日期，甚至迟迟不会回信。为了 避免这一点，邮件一寄达，就盖上当天的日期。盖上日期的印戳位置，应选择寄信人姓名及住址的左上端。如此处理后，不管寄件人的姓名、住址书写 于信纸表面或背面，反正年月日都盖在旁边。这样，就可以一目了然，对以后的分类很有帮助。再下来就是看过的邮件处理方法。办公室有一个“人事 录”的档案，里面记载着有关人事的信息。例如，搬家的通知、婚礼的通知、诞生和死亡等资料。反正，收到这些有“变化”的邮件，就一律把信息转记 于“人事录”里面。如此，吸收了必要的信息之后，这些邮件就如同废物。

不过，你并不立刻把它们扔掉，仍旧保管一段时间。因为一旦扔掉原来的资 料，遇到转记错误，或者误认事实时，就无法证实。在处理邮件时，不管是在家里或者办公室，都在脚旁放置一个垃圾筒，把不必要的东西扔进去。

2.电话的使用法 以办公室来说，每天都会接到大量的电话。打电话来的人，其目的不一。

有重要的急事，也有售货店打来的推销电话，更有不关痛痒的“打哈哈”电 话。电话最叫人感到不便的是亲自去接电话，否则，根本就不知道对方的用意。如果说每一个打来的电话，都要一一接听的话，则大半天用于听电话可 能还嫌不够呢！同时，对方来电找某个指定的人物时，碰到该人物正在接听其它电话，或者会客时，只要接电话的人答以“他正在讲话中”或者“他正 在开会”，打电话的人肯定会说“那么，我会再打来？？”而且，一旦挂断电话，谁也不敢保证他是否会再度打来。这样的话，将无法跟有急事待办的 对方联络上，甚至错失机会。这样，在办公室里，不管是“谁”打来的电话，秘书都会答以“请你稍等”，然后，再把留言条递给你。事先，就跟秘书决 定好处理电话的记号。例如你在秘书递过来的留言条上写“W”的话，那就意味着“请对方稍等一下”，写“T5”的话，则表示“5 分钟，管理者会打电 话给对方”。如此，虽然在接待客人，或者正在打电话，仍然可以迅速准确地应付各种电话。

3.备忘字条必须写下基本要素 对管理者来说，电话是最重要的通讯手段。不过话又说回来，如果使用方法不当，那么在时间或者效率方面，都会受到损失。因此，应自制“电话 处理窍门”，以便能迅速地处理电话业务。如接到电话时的备忘字条，一律采取统一的书写方式。新闻用语有所谓的“5W”，规定办公室的人员也使用“5W”的书写方式。即“何时”、“何人”、“何事”、“何地”、“如何 处理”五个部分。备忘字条如果包含这些要素，只要看过备忘字条就可以处理，自然可以节省很多时间。

4.内容比较杂乱的电话，可按不同的目的书写在不同的备忘纸上 如果对方打来的电话包含很多目的，那就一面听电话，一面把目的分别书写在不同的备忘纸上。即使是接打给自己的电话，也最好把内容记载于备 忘纸上，如此才不至于弄错，看起来一清二楚。例如，业务单位一打电话来，往往会涉及法律、税务，以及国际等问题。遇到这种情形，如果又杂又长的 全写在同一张备忘纸上，隔不久之后再看，可能就会费力，以致不得不重新写在别的字条上。这样就多费时间，也不利于提高效率。因此，遇到这种情 形，你都应一面听取对方的话，一面根据不同的目的，分别书写在不同的纸上。这样做的话，整理起来很容易，而且也能避免错误。

5.打电话时如果接电话者不在，最好也把目的说出来 给某人打电话时，遇到对方不在，一般人总是会说“那么，我以后再打来”。或者“请他回电话给我好吗？”接着就把电话挂断。但是你不应采取 这种方式。即使接电话的人不在，也应把目的告诉接电话的人，因为等着跟对方亲自交谈的做法，实在是效率很低的一件事情。就算旁人替你接电话， 对他说“请再打电话来？？”，如果他打来电话的时候，碰巧你又不在，那岂不是又浪费很多的时间？如果对接电话者说出要点，他就会把“话”带给 对方。甚至接电话者就能直接解决你的问题。对管理者来说，除非必要保密的范围，否则，不一定要等到某人来接电话时才说出目的。为了减少不必要 的麻烦以及节省时间，不妨把“目的”告诉接电话的人。

6.请对方在指定时间内打来重要电话 为了有效地利用电话，不妨请对方在指定的时间内回电话。有些人不会在电话里把目的完全表达时，往往会说：“以后，我再打电话给你。”遇到 这种情况，一定会毫不放心地问他“我何时接到你的电话呢？”因为有很多人口口声声地说“以后再打电话给你？？”然而，却是黄鹤一去不复返了。 有些人虽然不会食言，仍然会打电话来，但是，往往得等上一二个星期，实在叫人干着急。如果，一开始就请对方决定打电话的时间，他就不好意思食 言，一定会按时打来，你当然也不必心急，更不必为了等对方的电话，而呆在家里不敢出门。为了提高工作效率，不妨活用这种“指定时间”。

7.从出差地给公司打电话，必须先计划好时间 在指定时间内打电话或者接电话，对于出差等情况也十分有效。从出差地跟公司打电话联络，是一件非常重要的工作。反过来说，公司跟出差人员 打电话联络，也是一件不可缺少的工作。然而，好不容易打了电话，却碰到对方不在，或者正在讲话，使得简单的目的无法传达。为了防止这类的“麻 烦”事件，在出差以前，一定要说好每天往回打电话的时间，以及指定接电话的人。这样，遇到你从出差地往回打电话时，就能够完整地指示部属，同 时，部属也会完整地告诉你，在你不在的时间里，有谁打电话来，发生了什么事。如此，就能够迅速正确地做出指示。又如在清晨及夜间，办公室没有 人的时候，为了方便联络，都应活用电话录音，以高效地利用时间。例如你在从事片刻不能离开现场的工作时，一旦电话中断，效率就会大打折扣。遇 到这种情形，不妨使用电话录音的方式。必要的话，可以每隔一段时间，听取电话录音的内容，再给对方打电话，如此才不会怠慢对方。

8.利用电话监听功能及无线电话，有效率地使用等待时间 你有时打电话，虽然打通了，但是对方并不立刻说话，或者听电话，则屡次要求“请稍等”。又如打电话询问政府机关时，对方为了调查，或请示 上司，常常会发生这一类的事情。而且这种所谓的“稍等”，往往会长达二三分钟。在这个时间内，打电话的人只好静静地等待。虽然每次只有二三分 钟，但累积下来在时间上将会造成很大的损失，等待的人也会坐立不安。

为此，办公室专门安装具有监听功能的电话。经过这样的安排，一直到 对方的声音在扩音机里响起来为止，可以放下受话机，从事别的工作。既然不知道对方何时会“开腔”，你大可不必呆呆地等待下去。使用装置了监听 功能电话机的时候，即使电话铃声响了起来，也不必去管它，一直到扩音机传出来对方的声音，再去接也不迟，非常方便。

除此之外，使用无线电话也非常方便。例如，你可以一面利用电话跟对 方交谈，一面在屋子里自由地走动，到书橱找资料，甚至一面记录对方所说 的要点。

9.使用附有收费显示的电话，可以同时节约时间与金钱 最近，电话又增设了种种优异的性能，你不妨把它积极加以活用。办公室一旦使用“附有通话时间与费用显示”的电话机，通话时间与费用就会同 时被显示出来，就算你不愿意，也会意识到通话的时间，以及不断上升的费用，这样自然就会很有效率地使用电话了。

10.电话接通后先报上自己姓名 拨错电话号码，会令人感到莫名其妙，要是双方都没发觉，等彼此说上好半天才知道打错了电话，不仅造成时间的浪费，而且会弄得双方心情烦躁 不安。

为了避免这种失误，只要电话一接通，你可以先报上自己的姓名。这样， 如果打错了电话，对方马上就会察觉到。此外，尽早主动提起对方的姓名、事情内容，即使对方先前没注意到，也会知道打错了电话，可以减少时间上 的浪费。懂得打电话的要领，可大大地提高电话使用的效率。

11.电话要放在桌子左边 放置电话的位置，也会对工作的流程造成影响。电话放在桌子的左边是最好的。这样可以用左手接电话，使右手永远保持自由的状态。也可以一边 用左手拿话筒，一边用右手提笔干别的工作。这时候如果电话放在桌子的左边，就不必特地放下右手的笔，去拿话筒。此外，在桌子的右上方准备好备 忘纸，以便在接电话时能马上记下备忘录。只要在小细节上费点心，将有助于工作的持续进行。

12.把电话答录机当“备忘录”使用 电话答录机的最大功能在于在自己外出时，也能知道留言的内容。如果换另一种使用方法，也可以当做自己的“备忘录”。例如，你在家里看报时， 从广告上发现一本好书，就可以打电话到办公室，在电话答录机上留话：“请顺便帮我买一本书，书名是？？。”这样，你的秘书就会帮你买回来。此外， 一旦突然想到什么好点子，也可以先录在电话答录机上，事后再加以审核。

把电话答录机当“备忘录”使用十分方便。

13.利用“电话答录机” 电视上有部白酒广告：为了安心享用美酒，把电话收到冰箱的冷冻库。

实际上，在埋头做重要工作时，突然受到电话干扰而中断，工作效率会受到很大的影响。如果把话筒拿起来，使别人打不进来，确实可以免除这些干扰， 可是，万一有重要的电话也接不到，往往会因此耽误要事。在这种情况下，可以利用电话答录机。忙碌而无暇接电话的管理者，可以每隔一定时间听听 来电的留言内容，马上给对方回电，这样就不会失礼。

14.电话号码要记在随身手册上 必要的信息并不是都可以随身携带。无时无刻都在起伏变化的股市行情，堪称特别的代表。这时候，电话服务就可以发挥很大的功用，所以你最 好在随身手册上，都记下服务电话的号码。大概有很多管理者都认为：“光靠电话无法获得有价值的信息”。其实，目前许多信息都可以由电话咨询获 得。打通电话就可以提供信息的电话服务，可以说是高效率的商业伙伴。

15.巧记电话号码百位数的数字，要想在 10 分钟内记下来，你可以应用“有意义的东西比 无意义的东西更容易进入脑海中”的记忆原理，在无意义的数字上，加以有意义的记忆线索。例如，把“6167867”想成“溜一溜，去吧溜去。”就可以 很快记住。这种变无意义为有意义的记忆法，经常被用来记忆数字。利用这种方法，尽量将工作上常用的电话号码记下来，联络事情时就省得再翻电话 簿了。

合理利用午休时间

1.把午饭的时间延缓一小时，就能更有效地活用时间“你一个人身兼三职，而且又能在不同职务中，干得有声有色，以致有 不少人认为你一定是在废寝忘食地工作”。其实，这是一种误解。除非碰到特别的事情，你三餐照吃不误，否则的话，一夜也睡上将近 8 个小时。忍着 饥饿及困倦，面对着桌上工作，绝对不会有好成绩，注意力只会减退，结果是整体的工作量并不会增加，劳累过度又使健康受损，叫人后悔莫及。因此， 不管工作如何地忙，都不应不吃饭。不过，对于中午一个小时的休息时间，却要想尽办法把它有效地利用起来。利用中午一个小时的原则，是把中午的 休息时间延后一个小时罢了。即把午后 1 点到 2 点，划定为休息时间。大家都明白，中午 12 点以后，每一家饮食店都是人满为患。想坐下来吃饭，有时 还得等待呢！根本谈不上饮食的乐趣。关于这个问题，只要把中午的休息时间延后一个小时，就可以获得圆满地解决。到了下午 1 点以后，饮食店再也 看不到人满为患的现象，不会在慌张的气氛下用餐，也不必找有空位的饮食店，或者等着占位置。正因为如此，进食后将有一段时间可自行支配。这种“时差”的活用，对于规定中午 12 点为休息时间的公司来说，或许很难照办。 不过，根据各人的情况，可以稍为提早时间休息，或者利用午休时间会客，以达到活用时间的目的。对某些人来说，一向都利用午饭时间会客，或者跟 朋友见面。时常跟不同职业的人接触，或者跟老朋友保持联系，不仅可以获得新的信息，又可以从别的角度看看自己，以及自己所从事行业的优势，而 且可以使气氛轻松，实在是一件很有意义的事情。如果想安排一个日子见面，彼此也许会感到难以配合，结果呢？只好一拖再拖。如果选中午时间会客， 彼此比较容易配合，而且又不必如夜间的交际一般，多喝几杯。因此，可以在不破坏自己生活步调的情况下，跟多数人沟通。遇到吃午饭及必须会客时， 你都会预订一桌的饭菜。这样，客人一到就可以立刻入席，不会浪费时间。

宾主都能够在愉快的气氛下交谈及进餐。

2.午休是交换信息的黄金时段 如果你利用午休时间，积极与不同行业的朋友会面，和他们边吃饭，边聊天，其乐融融。这样借机与不同行业的人会面，可以获得各种信息与知识， 非常新鲜有趣。与很久不见的朋友在一起聊天，有时会自其中获得意想不到的灵感。这是一种宝贵的人际关系，也是十分重要的信息网。想郑重其事地 与朋友见个面，往往彼此时间很难配合。不过，如果选择午餐时间，彼此都比较容易挤出时间来。

3.中午与人会餐时，必须先向餐厅订位 午餐时间是与不同行业的朋友边吃饭边交换信息的绝好机会。不过，由于一般公司的午休时间顶多只有一小时，如果在等人与选择餐厅上浪费太多 时间，不用说吃饭就连说话也没有多少时间。因此，如果你与朋友准备午餐约会，最好先订位，而且双方都稍早离开办公室，就可充分利用午餐时间， 从容不迫地享受会餐的乐趣。这样彼此都可以彻底地活用人际关系网。

开会省时的方法1.开会的方法 为了防止开会迟到，不妨活用“零数效果”。管理者由于职业上的关系，不仅要主持自己办公室的会议，有时也得参加外面各种团体的会议。外面的 会议一向很长，一小时能够结束的会议已算很短，有些会议甚至长达二三个小时。如果耗费了这么长的时间，内容能达到充实的境地，那就没有话说。 糟糕的是，跟主题无关的废话连篇，以致延长了时间。除此之外，会议开始时间不确定，也令人恼火。有一些人生来就缺乏时间观念，分明说好下午 2 点钟开会，这些老兄往往会延迟 10 分或者 15 分钟才到达。使得其他准时赴会的多数管理者，白白浪费了 10～15 分钟。如果以 10 个出席者计算，总共 浪费 2 小时左右，这个数目未免大了一些。为了避免浪费时间，管理者每逢主持会议时，总要实行几种防止迟到的对策：其一是把开会的时间设定于“2 点 15 分”等有零数的时间。正因为大家都习惯于“×点钟左右”，以致把 1 点50 分，2 点 10 分都看成“2 点左右”。于是，就加上了“15 分”的零数， 这样，开会时刻并非“几点左右”，而是被特定于某一个焦点时刻。经过这么决定，老是迟到的老兄，开始变得很积极，顶多只延误二三分钟，这就是“零数效果”。乍看之下，并没有什么特别，然而，效果却是相当的惊人。 另外如果有等待迟到者的“前例”，那么，在全体尚未到齐就召开会议的话，势必有不少人会抱怨说“为什么不等我一下呢？”可是，一旦大家都有这种 意识，浪费时间将有增而无减。因此，事前就应该采取上述方式。既然一开始就说清楚，就算在全体尚未到齐之前召开会议，后来的迟到者也不至于抱 怨，按时开会者也不会抱怨。同时，准时来的出席者也不至于浪费时间。只要彻底地实施这个原则，就不会有人迟到。