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有关自己部门所负责的几项业务，根据优先比率来赋予重要性。将这些 业务在业务体系的大分类及中分类方面加上重要性再逐渐细分的话，即可表示每一项业务的优先比率了。
另外，有关归纳业务内容记录表的业务图中，每项业务的总计时间，在 全体的业务时间中所占的分量，用百分比表示出来。根据这个比率，部门的每一项业务，其优先比率的程度和时间值的分量就可明确了（参照例图）。 根据这两种百分比的比较，可以评价部门优先业务和工作所需的时间，亦可发觉到原来“这么重要的工作，只要花这么一点点的时间啊！”或“是这样的业务，也要花这么多的时间啊！” 根据这点，主管可以具体地将自己部门的业务，依优先程度加以安排，相反地，也可以有效地分配自己部门的战斗力。希望大家能了解，这是由任 务分析可能找出提高效率的方法之一。
3.任务的结合性很重要 说到“任务”，这是非常抽象也很含糊不清的。为了改善业务使其效率化，如果不重新具体地安排业务，效果就无法明确。但用抽象的名词很容易 招致误解，因为不了解其内容，就无法具体地表现出来。没有具体化，一切都无法推进，只不过是不断重复这个名词罢了！
如果只有单一部门明确任务，那也没什么意义了。因任务若不与上下、 左右各部门结合的话，就很难有效地完成。
高级专员、经理、主管的纵线，必须要有使任务具体化的能力。虽然高 级干部认为“这个任务很重要”，但主管并不如此认为，或许还有相反的意 见。
分析任务并不是只有单一的部或科，纵线系统里如果没有连贯性，就会 发生重大的损失。横线系统也一样，如果并排各部门的任务、业务及其分量的关系来看，若发现其中有空隙，则会有很大的损失。
不管怎样，不要以“任务”这个抽象名词来下结论，明确地追求具体的 业务与物力的分配才是最重要的。
前提条件分析1.产品产生的特性 改善业务时，充分了解公司的特性是很重要的，因为每个公司都有各方面不同的特征。 首先，产品方面就大不相同。比如是属消费资料抑是生产资料？是大量生产或少量生产？根据这项区别，生产方式和市场行销也各地迥异。当然， 不但其个体的结构不同，改善的想法与方法也不一样。
另外，有产品急速变化的公司，也有产品固定的公司。我们可以说与高 科技有关的就是前者的事例，固定材料的产业等就是后者的例子。
前者的公司结构，必须应付急速的产品与技术的变化，也就是必须拥有 弹性、可塑性的结构。相反地，后者的公司结构不但安定，变化也少。
公司不只限于生产一种产品或只进行一项事业。生产单一产品的公司和 生产多种产品的公司，结构上就有很大的不同。单一产品、单一企业，可以配合其产品和企业的性质来设立公司结构；但对于生产多样产品的企业，即 使配合每一项特性来组织结构，也未必能得到全公司共通的结构。
公司依产品产生很大的不同特性时，当然也会波及并影响公司每一方面 的结构。因此，在改善提高业务时，了解这项特性也是相当重要的。
2.风气、习惯产生的特性 当然，决定公司特性的原因不仅仅是产品而已。如果不谈产品，风气、习惯方面的特性就是影响结构最大的原因了。这里的“风气”即所谓的“企 业文化”（corporate culture），属于公司的一种特质。特别是在日本，根 据公司或集团的终身雇用，其风气方面的特质就大不相同。由个体的习惯或教养程度，到大集团的挑战力或应变能力都会有影响。
谈到应变能力，若应变的行动力非常高，相对的，改变公司结构的可能 性就大。不过，也有可能系统而效率的电脑化或制度化的工作就变得棘手的 情形产生。
再举个明显的例子，已决定的事情如果有不遵守的习惯，结构组织的损 失就大了。
若以公司整体的气氛当作基础的话，对早上擦肩而过向你说声“早”的 人能不能有所反应，这也是由习惯所产生的习性。打招呼的声音与反应是使整个公司明朗舒适的原因，更有人认为这种气氛是提升工作效率的原动力。
3.配合公司的特性来进行改善和提高效率 改善业务提高效率时，努力于配合公司的特性是很重要的。尤其是在实际融入公司后，确实认清自己公司特性的人，可说是出乎意外的少。 如果不配合公司产品、习惯方面所产生的特性，来建立组织或进行改善的话，那么组织与改善的结果，就会偏离最初的期望了。 对一个公司而言，往往不了解其他公司的事例，只要同业的其他公司正在进行的事情，都有马上仿效的倾向。可是虽说是同业，却不见得可以将他 人的组织或改善事例原原本本地搬到自己的公司来。
改善业务提高效率时，由产品到习惯都努力配合公司的特性，才是改善 业务提高效率最重要的前提。
这样的技术，就叫做“前提条件分析”。
因果系列分析1.首先从问题意识开始 日本人的问题意识很高，但相反的，要如何去解决这个问题意识却没有太明显的行动。虽然如此，日本公司经常以很高的问题意识作为公司效率化 的基础。如果缺乏问题意识，自然不会有解决问题的想法。
因此，必须要学习的是，从经验中引导出“如何才能具体地解决问题” 的方案。
何谓问题意识？好比这个主题：“生产计划的变更很多”。在生产、销 售会议席上，将这个主题当作问题，但却没有具体的行动。除了部门之间交换如下的意见：“生产计划的变更多，就表示经营部门很弱。”或“如此竞 争激烈的时代，几个月前的销售计划早就不适用了。”之外，根本没有任何 进展。
为了要学习解决问题的能力，根据问题的发生，可以知道公司实际产生 了多少的损失。若是“生产计划变更很多”，根据这个情形实际上会产生多少计划改变所造成的损失呢？依情形不同，改变所造成的损失，或许可能只 给生产部门的人造成精神方面的负担而已。同时，依情形不同，也可能对成本造成很大的影响。
不只是单纯的“变更很多”，还需考虑这是和哪一方面比较后而觉得变 更很多呢？比较的基准是以零为基准吗？或是到目前为止的变更程度，多了百分之几了呢？这些都是问题所在。
问题造成之损失大小，及这种损失要到什么程度才会消失呢？还需要多 少的财力、物力与人力呢？这些问题都必须明确。
“这个结果是由五人计划小组，花三个月时间，将生产计划的变更频率 降到十分之一，根据这点，一年可减少一亿元的损失，而取得顾客的信任。”
要像如此提出解决问题的行动方针。最重要的是，能发现问题并解决问题， 进而提高生产力。
2.探究原因 如果确定了所发掘的问题，就要对于发生损失的问题追究原因。 首先最重要的，就是将原因写在纸上。原因不是单纯的三个、五个，而是有许多个互相纠缠在一起。因此，为了了解原因的纠结与过程，必须将原 因一一记录下来。
但一般人通常不把追求原因的过程（原因系列）写在纸上，而仰赖互相 的讨论，以自己的立场为中心来处理。而这就不是在讨论解决问题的方法，而只是互相争论罢了。
具体的原因是相当复杂的，如果不是充分了解实务的人就无法进行分 析。而且原因是互相牵连的，也包括了在原因中无法解决的问题。
将追究原因具体细分，原因的反面很可能就是对策了。因此，在原因系 列中，可以找出“解决的可能性很高的原因”、“解决效果最大的原因”。
这些原因系列，都是大家收集情报与智慧，一面写在纸上，一面探求解 决的良策，这是非常重要的。根据这点，信息不但是智慧的结晶，也可以使全员理解概略的原因，而得到一致的认可。我们称这项技巧为“原因。结果的系列分析”。
第四章 有效地利用时间
一、切勿局限于“钟表时间”
“钟表时间”是指钟表所显示的物理的、几何学的时间。这如同一条直 线，在本质上是没有深刻含义的。如果一个人局限于“钟表时间”内，那么他的一生便碌碌无为了。
时间的管理与运用“每个人都平等地拥有一天 24 个小时”。对这种平等拥有的时间，如何 才能确实有效地利用呢？这就是管理时间的基本课题。
管理时间是为了以高明的方法活用时间，但在执行的过程中还有很多的 问题：（1）如何运用这被赋予的时间；（2）如何突破“钟表时间”；（3）只把时间当成度量的一种而把它形式化；（4）不关心时间“量”的价值；（5）缺乏思 想和理论的根据；（6）忽视时间的人性面；（7）无法分清生活和生命的关系；（8）无自我管理观点而人云亦云；（9）缺乏全盘的设想。只有克服这样的障碍， 把生活与时间结合，才能促进工作、充分休息和充实人生，这才是有效地“运用时间”。
如何运用时间应有八点心理准备：第一、在时间的运用上，不认为时间 是被赋予的；相反的，要创造时间并扩张运用；第二、以运用时间的思想和理论为基准来考虑时间的问题及其运用技术；第三、应该对人类的生活和时 间、生命与时间之间的关系有充分的了解；第四、运用并争取时间，将时间转变成自己的而加以活用；第五、以增加和创造时间价值为目标；第六、应 用时间和个人的能力展现是平行问题。能有效运用时间的人也就是有能力的人；第七、运用时间时要重视时间哲学、人生哲学和人生设计等。当然，掌 握与运用时间并不是只关系到单纯的自我；第八、管理时间和运用时间是一 体两面的。
防止时间的“死亡”
你是否有过这样的经验：毫无目的地看电视或阅读杂志，总觉得无意义， 但仍继续地看下去，就连广告也全看了。直到夜深，变得身心疲劳，才抱着棉被入睡。但是，第二天又重复着同样的事情？？这到底是怎么回事呢？重 复做这样的事，或是几个小时，或是瞬间，但其后回想起来，感觉非常空虚。
时间的死亡，事实上就是这个时候。如果时间有生命，你应该听得见时 间临死前呻吟的声音。这不单是比喻，时间真的也有生命，时间的死亡也不是不可思议的。在管理者的人生当中，让时间流失、死亡的状况，是出乎意 料的多。因人而异，这种状态会持续几天几日，有时甚至到几年、几十年。
因为时间是眼睛看不到的东西，人们无从察觉；而想到的时候，才深感可怕。 时间到底在哪个时候、哪种场合死去呢？现举 35 个典型的例子：（1）对于未来没有梦想和目标。
（2）每天毫无目的地生活。
（3）一切毫不在意。
（4）感觉不到生活的充实、成长和幸福。
（5）没有感性、欲望与热情。
（6）无法精神焕发地运作，宛如死水一般。
（7）无法产生新的思考或创意。
（8）对现状没有改变的欲望。
（9）没有自己想要创造的冲动。
（10）时常处于后悔或遭受挫折、绝望、无力的情况。
（11）丧失自信。
（12）感到自己的心理或身体患病了，甚至有崩溃的感觉。（13）时常受任 性或一时冲动的支配。
（14）感到是在被流放的情形下生活。
（15）顺着对方的说法行动。
（16）和酒肉朋友来往，被他们牵着鼻子走。
（17）过度沉迷于快活和游乐中。
（18）做坏事或有坏习惯。
（19）持续妨碍健康的规律性生活。
（20）每天的生活是昨日的延续，毫无变化或起伏。
（21）假日或闲暇时，做什么事都提不起劲，只是闲待着。（22）只是为了 打发时间而游玩。
（23）始终和同样的成员，做着同一形式的交际。
（24）千篇一律地与人交往和行动。
（25）千篇一律地阅读杂志、图书和无节制地饮酒。
（26）只因为责任在肩而与讨厌的人来往。
（27）完全不投机的人际关系。对对方采取漠不关心的态度；由于空虚而 令人感到受不了的沉默。
（28）埋没在工作之中，以致失去自我。
（29）每天在公司里重复着同样的工作。
（30）只是义务感驱使才做工作。
（31）无意识地完成被赋予的工作。
（32）毫无所思机械性地工作。
（33）工作中没有创意。
（34）在工作或人际关系中，常感到痛苦。
（35）在工作或人际关系中，采取逃避的态度。 时间死亡的时候，人的精神活动随之停止，人的成长也会停止，甚至退步。时间的死，会给人的身心带来不良影响，并使它衰弱；而且管理者常常 有陷入这种状态的危险。这一点，确实令人害怕。时间死亡的背后，每个人都潜伏着根源性的问题或原因。例如：（1）生活意义丧失；（2）欲望低下，思 想不活跃；（3）埋没在工作或人际关系的被动状态里。因此，追求时间就是追究这些问题或原因，并从正视这些事情开始做起。
应在任何时间里都活得有意义在咖啡厅或餐厅里，有些管理者在毫无目的地看着书。除了点东西之外， 几乎不开尊口。本来，看书对“时间”来说，这些人是十分充实的，时间并未死亡。但相反地，他们的时间却都死了。因为：他们不关心对方，才埋头 看书；不想听对方说话；没有和对方谈话的话题；不想和对方打开话匣子；对人际关系总是感到厌烦；为了逃避人际关系而读书；为了把自己关在象牙塔中而假装看书。 这个时候，他们看起来就好像呆子一般。他们的时间是污浊、停滞的。
空虚地度过一分一秒，或是无为地让时光流失。时间是死亡的。没有感动， 也没有兴奋的每一个日子。只是被动地让宝贵的时光从身旁流逝。当然，失去的时光是不可能重返的。所以，为了不浪费时间，管理者对实际存在的时 间，即有生命的时间应予重视，以免后悔。应在任何时间里都活得有意义。
努力开发人造时间“一天 24 小时，谁都是被平等地赋予”这个命题已成为时间管理理论的 公理。但事实不然，管理者认识的大政治家、画家或音乐巨匠、文豪、学者，像罗马的凯撒大帝、日本的空海和尚、意大利的达芬奇、德国的莱布尼兹、 德国的歌德，以及现代分秒必争的铁腕经营者。他们在一天 24 小时当中，经手完成的工作量，无论在质或量方面，都是超乎管理者想象的，但同样拥有 一天 24 小时的其他人，却不留下任何痕迹。可见，就是一天 24 小时，也并不是每个人都被平等地赋予。同样一天 24 小时当中，两个不同个体所做的事 情完全不同的例子，在现实中不胜枚举。所以，管理者就要寻求以“钟表”
计时的一天 24 小时之外，是否还有另创的一段时间。
例如莫扎特只活了 35 岁，但在他短短的一生中做了 600 首以上旷世之作 遗留于世。而其他活了 70 年、80 年的凡庸音乐家却比比皆是。以实际使用的时间来看，莫扎特的一天 24 小时，他的每一分、每一秒比起其他凡庸的音 乐家，可说是更长。这个时候二者所拥有的时间是无从比较的不平等。
再以歌德和达芬奇的成就比较。歌德（1749——1832）通过诗、戏剧、 小说等文学形式，产生了很多伟大的作品。在 27 岁被任命为瓦马尔参议员以来，在政界里也相当活跃，做出了很多业绩，1815 年被任命为国务大臣。在 此之外，也绘画，还从事解剖学、地质学、矿物学、植物学、光学等自然科学的研究，在各方面都有卓越的贡献。在小说方面有《少年维特的烦恼》、《威鲁希勒姆：管理者的明星生涯》；戏曲方面有《浮士德》、《塔利斯的 伊菲可利亚》、《大可夫塔》；此外还有自传、论文作品如《诗与真实》、《色彩论》等。达芬奇（1452—1519）留下的作品数量虽然不多，但是其艺 术成就却众所皆知。此外，他不只是一位艺术家，对于天文学、物理学、地理学、建筑学、兵器制作、机械学、植物学也有相当研究，把文艺复兴的理 想（万能的人）几乎完全实现。他的绘画名作，如《蒙娜丽莎的微笑》、《圣安娜与圣母子》、《最后的晚餐》（壁画），都是脍炙人口的；著述方面有《绘画论》；科学方面解剖学、空气力学的研究成果对后来降落伞、直升机 的发明有启发性的成就。因此，显而易见的是：伟大的人、留下大业绩的人，是世上成功创造时间的人。他们不单只是使用钟表时间，还使用了最可贵的“人造时间”。
“他们有丰富的知识与才能，总之是资质的问题”，很多管理者都有此 推托之辞，但未必如此；反不如说他们为了把自己的人生发展到最高点，尽可能地丰富其秘藏的活时间，努力地开发人造时间。
沉浸在实质性时间之中搭乘下班高峰时间的汽车时，各色各样的人都有。有个人集一天的疲劳 于一身，手握扶手，正在假寐着；前排座位上，有位看似生意人的，也悠闲地假寐着；另有一位握着扶手的男子，正专心地阅读一本书。对这三人来说， 钟表时间当然一定是不断流失的。但是，流过三个人的心和身体的时间，其所演化的作用却不同。
十分疲惫的男子，好不容易才能手握扶手打个盹儿，头脑是真空的，什 么也不想思考，只期望能早点到达目的地。但是，前面目的地仍很长。感觉车的速度慢得到了无法忍耐的地步。对他而言，他的“时间”比“钟表时间” 要长得多。他的时间是“痛苦”的；相对地，这位坐着睡觉的男子，睡眠是他最美妙的时候，头和身体都享受着休息。原本只打算小睡片刻，但睁眼一 看已到了自己要下的车站了。他的时间如箭般一飞而过；第三位男子完全投入这本书的世界里去了。窗外的景色、周围的噪音或人声，完全没有干扰他， 只是陶醉在书本中，他的时间是陶醉人的。
由上例可见，时间对任何人都是不同且不平等的。甚至同一个人，其生 活时间也有很大差异，有气无力地混过一天和充满精力地工作、运动，比较起来即可明了。春、夏、秋、冬四季，在物理时间上是相同的，但是实际上 时间却大有不同。春天是快乐的，但令人有瞬间即逝之感；期盼下一个春天，却让人觉得老是迟迟不来。
总之，管理者都应彻头彻尾地沉浸在实质性时间之中，这点必须铭记在 心。
充分利用的时间是有生命的钟表时间是没有生命的，但是充分利用的时间却是有生命的。同一病房 的相邻病床，有两位相同病例、同样病情的患者。但一个在康复之中，另一人病情却逐渐恶化。对照观察，可清楚地看到前者的情况，时间就是休养， 是一种再生，对将来充满着希望，这是精力充电、蓄积的过程；相对地，后者的时间是疾病，渐渐丧失生命力，他变得衰弱，宛如凋落的花瓣，随着时 间的流失，患者更近死亡。在表面上，二位患者在同一时间生存着，但其间的差异却是超乎想象的，一是往生，一是往死。以此例来说，时间是连结生 与死的桥梁，是生与死之间所展开的一条绳索。诞生和死亡间的阶段就是人的一生，但是由上例可知，一生的结局，其本质上是由时间来支配的。
管理者所拥有的时间是有“生命”的。是否能感受到这个生命，或是否 能重视时间的生命，对人生的充实有很大的不同。时间是由未成熟的状态开始渐渐成熟的。在未成熟的状态时妄想成果就会导致失败。到了时机成熟时， 就如同成熟的水果自然掉落和种子发芽一般，做任何事都能顺利。但是，失掉了这个机遇，水果就会腐坏而不能食用，或成为小鸟、虫类的食物了。
时间稍纵即逝“时间就在钟表的刻度上”——这种想法可称为“钟表时间主义”。根 据这种想法，时间是单调、固定和机械性的东西，完全由物理学的法则所支配。这个时候，时间当然没有伸缩。但是，钟表时间主义其实只是一半的真 理、相对性的事实罢了。由其见解来看，这是错误的观念，因为时间是有伸缩性的。常常可以听到“岁月如梭，一年不觉又尽了”。对于步入中年的人 来说，这种感慨常常出现在平常的会话中。的确，对于这些人来说，随着年岁的增加，现在的一年，感觉比过去的一年过得快多了。
事实上，时间不单只是点或线，它是有厚度、宽度，甚至有密度的。而左右此厚度、宽度和密度的，就是人生的是否充实。如果充实，那么时间是 膨胀的；相反的，时间就会收缩。最近，说“时间过得真快”的年轻人愈来愈多了。这就意味着成天无所事事、惰性地生活的年轻人增加了。这不是年 龄的问题，而是依据生活方式，使时间是否伸缩的最好例证。
时间具有伸缩性能将时间伸缩的本质掌握贴切，发挥得淋漓尽致的是美国作家约翰。史 坦贝克。史坦贝克在距今 27 年前 58 岁时，带着爱犬查理，开卡车绕美国一周。由此了解了美国的真面目，其中也检讨了自己的存在价值。这是一趟孤 独的、苛刻的旅行。出发地是纽约，从纽约往新英格兰北上，接着横越大陆向西行，往央格斯城、苛利伯朗特、芝加哥、米内亚伯利斯、必斯马克、黄 石公园、斯伯强、然后是西雅图。在此过程中，他体验到生存时间和时间的伸缩作用，还因此对时间的本质产生了深刻的洞察。以下引用他的记述：“离 开斯伯强后，早雪的危险已去，这是因为天气由于太平洋的强烈暖流变得暖和起来。从芝加哥到这里预计所费的时间很短，但是却花了不少时间，因为 富于变化的国土、在途中又发生很多事件、和很多人接触，所以感到路遥费时”。“过去很多事情，瞬间即成记忆，这并非真实。相反的，记忆有过去 的模样，事情发生有先后秩序；若没有这些前前后后的事情，时间流逝就无 从留下痕迹”。